Tshikapa (Kasaï) ()

JHU/CCP

Centre Johns Hopkins pour les programmes de communication
Tudienzele

Demande de propositions (RFP) Identification d'un prestataire de services de production médiatique pour l'université Johns Hopkins

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APPEL À PROPOSITIONS (RFP)

Fournisseurs privilégiés de services de production et de diffusion médiatiques
Province du Kasaï (Tshikapa), République démocratique du Congo

1. Contexte

Le Centre pour les programmes de communication (CCP) de l'université Johns Hopkins est partenaire d'un projet quinquennal sur la résilience et la sécurité alimentaire en République démocratique du Congo (RDC), destiné à lutter contre la pauvreté et la malnutrition profondément enracinées dans le pays, en particulier dans la province du Kasaï. Tudienzele, qui signifie « Travaillons ensemble pour nous-mêmes » ou « Résolvons nos propres problèmes » en tshiluba (l'une des langues nationales de la RDC), est dirigé par l'Agence adventiste d'aide et de développement (ADRA) et financé par le Bureau de la sécurité alimentaire mondiale (GFS) du gouvernement américain.

Outre le CCP, les autres membres du consortium qui dirigent le projet sont Action Contre La Faim (ACF), Adam Smith International (ASI) et Femmes Main Dans La Main Pour Le Développement Intégral (FMMDI).

2. Introduction

Le Centre pour les programmes de communication (CCP) de l'université Johns Hopkins cherche à identifier un ou plusieurs fournisseurs privilégiés, à savoir des prestataires de services de production médiatique qualifiés ou des entreprises capables de produire et de diffuser des contenus audio et vidéo de haute qualité dans la province du Kasaï (Tshikapa) en RDC.

Le CCP fournira les directives créatives, les concepts et le contenu de base. Le ou les fournisseurs sélectionnés seront chargés de la réalisation artistique, y compris l'adaptation des scripts, la production, le montage et la livraison, en veillant à ce que le contenu soit attrayant, adapté à la culture et conforme aux objectifs de communication du CCP.

En outre, le ou les fournisseurs sélectionnés concevront et mettront en œuvre des plans médias complets afin de maximiser l'audience et la couverture. Cela comprend la sélection des chaînes de diffusion optimales, la programmation pour un engagement maximal et la vérification de la couverture à l'aide de rapports sur l'audience.

Bien que l'étendue précise des travaux sera définie pour chaque mission, le CCP prévoit une campagne à grande échelle au cours de l'année à venir et fera appel aux services du ou des fournisseurs privilégiés tout au long du projet, en fonction des besoins.

Portée des travaux

Le ou les fournisseurs privilégiés doivent démontrer leur capacité à fournir :

Services de production

• Production artistique de contenus radio et télévision en français et dans les langues locales (tshiluba, lingala, tshokwe et autres langues pertinentes).
• Développement de jingles et d'autres supports audiovisuels créatifs pour la marque.
• Production d'émissions de radio, de segments télévisés et de contenus vidéo courts ou longs.
• Adaptation des scripts aux langues locales et au contexte culturel.
• Participation aux tests préalables à la production et à la diffusion, à l'aide des outils et des conseils de CCP.

* Atout supplémentaire : capacité à faciliter ou à mener directement les tests préalables.

• Intégration de fonctionnalités d'accessibilité lorsque cela est possible (par exemple, interprétation en langue des signes pour les contenus télévisés).

Services de diffusion

• Planification et stratégie médiatiques pour optimiser la portée et l'engagement du public.
• Placement et diffusion de spots radio, de spots TV, d'émissions-débats et d'autres contenus sur des chaînes dont la couverture est vérifiée dans les zones cibles.
• Négociation et programmation avec les diffuseurs afin de garantir que les objectifs d'audience sont atteints.
• Suivi et rapports sur la portée et la fréquence de diffusion.

Exigences linguistiques

• Langues préférées : tshiluba, lingala, tshokwe et français.
• D'autres langues locales peuvent être prises en considération.
• La capacité à fournir des services d'interprétation en langue des signes pour les productions télévisées est un atout considérable.

4. Exigences relatives aux propositions

Les propositions doivent inclure :

• Profil de l'entreprise, y compris l'expérience pertinente et des exemples de travaux similaires réalisés dans le passé.
• Une description de la capacité à respecter les directives créatives et le contenu fournis par le CCP tout en assurant une production artistique de haute qualité.
• Une approche technique décrivant les capacités de production et de diffusion, la planification médiatique, l'équipement et les mesures d'assurance qualité.
• Expérience et capacité à effectuer des tests préalables.
• Compétences linguistiques et en matière d'accessibilité.
• Tarifs soumis dans un fichier Excel, classés par catégorie, y compris (mais sans s'y limiter) :

* Spots radio (production et diffusion séparément)
* Spots télévisés (production et diffusion séparément)
* Jingles
* Émissions-débats à la radio
* Émissions-débats télévisées
* Autres productions audio/vidéo (précisez)
Si les prix varient en fonction de l'étendue, de la durée, de la langue ou d'autres facteurs, veuillez indiquer une fourchette de prix pour chaque catégorie et préciser clairement les conditions qui déterminent le prix final.

• Au moins deux références de contrats similaires récents.

Critères d'évaluation

Les propositions seront évaluées sur la base des critères suivants :

1. Expertise technique pertinente et portfolio

• Expérience avérée dans la production et la diffusion de contenus audio et vidéo de haute qualité dans des contextes similaires.
• Qualité et créativité des travaux antérieurs.

2. Force et portée du réseau médiatique

• Relations avérées avec les stations de radio/télévision locales et régionales.
• Capacité à obtenir des horaires de diffusion favorables et une large couverture géographique.

3. Rentabilité et rapport qualité-prix

• Tarification compétitive et transparente, clairement justifiée.
• Capacité avérée à fournir des résultats de qualité dans le respect du budget.

4. Capacité à se mobiliser rapidement

• Capacité à lancer la production et la diffusion dans des délais très courts.
• Flexibilité pour s'adapter à l'évolution des besoins de la campagne.

5. Instructions aux candidats

• Date limite : Les propositions doivent être reçues au plus tard à 23h59 [heure d'Afrique centrale] à la date de clôture indiquée à la partie A, paragraphe 2. Les propositions soumises après cette date ne seront pas prises en considération.
• Soumission : Tous les documents doivent être envoyés par courrier électronique avec pour objet « RFP# 002/2025 Media Services » à l'adresse moginga1@jhu.edu

Exigences obligatoires pour les propositions

• Preuve de l'existence légale pour exercer des activités commerciales en République démocratique du Congo, y compris :

* Certificat d'enregistrement/de constitution de la société
* Certificat de numéro d'identification fiscale (TIN)
* Licence commerciale ou certificat d'exploitation

• Preuve de la capacité technique à fournir les services médiatiques spécifiés en RDC.
• Devis financier clair et justification des coûts.
• Coordonnées bancaires avec les signataires autorisés sur papier à en-tête de la société.

5. Dossier de candidature

Les candidats doivent soumettre un dossier complet contenant les éléments suivants :

• Lettre de motivation – signée par un représentant autorisé de l'entreprise.
• Preuve d'existence légale – copies numérisées des documents suivants :

* Certificat d'enregistrement/de constitution de la société
* Certificat de numéro d'identification fiscale (TIN)
* Licence commerciale ou certificat d'exploitation

• Proposition technique – comprenant :

* Profil de l'entreprise et expérience pertinente
* Exemples/portefeuille de travaux similaires
* Description de la capacité à respecter les directives créatives et le contenu du CCP tout en assurant la réalisation artistique
* Approche en matière de planification média et d'optimisation de l'audience
* Expérience et capacité en matière de pré-test
* Compétences linguistiques et en matière d'accessibilité

• Feuille Excel des tarifs – classée par catégorie (spots radio, spots TV, jingles, talk-shows, etc.), indiquant les coûts unitaires et/ou les fourchettes de prix avec les conditions qui déterminent le prix final.
• Devis financier et justification des coûts – sous forme narrative ou tableau expliquant comment les coûts proposés sont calculés.
• Références – au moins deux références issues de contrats similaires récents, y compris les coordonnées.
• Coordonnées bancaires – lettre sur papier à en-tête de la société indiquant le compte bancaire officiel et les signataires autorisés.

Format et livraison :

• Veuillez soumettre tous les documents par voie électronique au format PDF (à l'exception du fichier Excel contenant les tarifs, qui doit être au format .xlsx).
• Envoyez un e-mail à moginga1@jhu.eduavec pour objet : RFP# 002/2025 Media Services.
• Les propositions doivent être reçues avant 23h59 [heure d'Afrique centrale] à la date de clôture.

6. Conditions générales

• Le CCP se réserve le droit de sélectionner un ou plusieurs fournisseurs privilégiés.
• La sélection en tant que fournisseur privilégié ne garantit pas un volume de travail minimum, mais donne la priorité pour l'attribution des missions.
• Tous les livrables seront la propriété de CCP.
• Les conditions de paiement seront convenues dans le contrat final pour chaque mission spécifique.

---------------- VERSION ANGLAISE ----------------

Johns Hopkins Center for Communication Programs
Tudienzele

Request for Proposal (RFP) Identification of a Media Production Service Provider for the Johns Hopkins University

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REQUEST FOR PROPOSAL (RFP)
Preferred Media Production & Broadcasting Service Providers
Kasai Province (Tshikapa), Democratic Republic of Congo

1. Background

The Johns Hopkins Center for Communication Programs (CCP) is a partner in a five-year resilience and food security project in the Democratic Republic of Congo (DRC), designed to combat deep-rooted poverty and malnutrition in the country, with a focus in the Kasai province. Tudienzele, meaning “Working together for ourselves” or “Let’s solve our own problems” in Tshiluba (one of DRC’s national languages), is led by the Adventist Development and Relief Agency (ADRA) and funded by the U.S. Government’s Office of Global Food Security (GFS).

Along with CCP, other consortium members leading the project include Action Contre La Faim (ACF), Adam Smith International (ASI), and Femmes Main Dans La Main Pour Le Développement Intégral (FMMDI).

2. Introduction

The Johns Hopkins Center for Communication Programs (CCP) seeks to identify Preferred Vendor(s)—qualified media production service providers or firms with the capacity to both produce and broadcast high-quality audio and video content in the Kasai province (Tshikapa) of the DRC.

CCP will provide creative guidelines, concepts, and core content. The selected vendor(s) will be responsible for artistic execution—including scripting adaptations, production, editing, and delivery—ensuring content is engaging, culturally relevant, and consistent with CCP’s communication objectives.

In addition, the selected vendor(s) will design and implement comprehensive media plans to maximize audience reach and coverage. This includes selecting optimal broadcast channels, scheduling for maximum engagement, and verifying coverage through audience reach reports.
While specific scopes of work will be defined per assignment, CCP anticipates a large-scale campaign in the coming year and will use the services of the Preferred Vendor(s) throughout the project period as needs arise.

3. Scope of Work

The Preferred Vendor(s) should demonstrate capacity to provide:

Production Services

• Artistic production of radio and TV content in French and local languages (Tshiluba, Lingala, Tshokwe, and others as relevant).
• Development of jingles and other creative audio/visual brand assets.
• Production of radio talk shows, TV segments, and short-form or long-form video content.
• Script adaptation to local languages and cultural context.
• Participation in pre-testing of materials prior to production and airing, using CCP’s tools and guidance.

* Bonus: Ability to facilitate or conduct pre-testing directly.

• Integration of accessibility features where possible (e.g., sign language interpretation for TV content).

Broadcasting Services

• Media planning and strategy to optimize reach and audience engagement.
• Placement and airing of radio spots, TV spots, talk shows, and other content on channels with verified coverage in target areas.
• Negotiation and scheduling with broadcasters to ensure audience targets are met.
• Monitoring and reporting on broadcast reach and frequency.

Language Requirements

• Preferred languages: Tshiluba, Lingala, Tshokwe, and French.
• Additional local languages may be considered.
• Ability to provide sign language interpretation for TV productions is a strong asset.

4. Proposal Requirements

Proposals should include:

• Company profile, including relevant experience and examples of similar past work.
• Description of capacity to follow CCP-provided creative guidelines and content while delivering high-quality artistic production.
• Technical approach describing production and broadcasting capabilities, media planning, equipment, and quality assurance measures.
• Experience and capacity for pre-testing.
• Language and accessibility capabilities.
• Pricing submitted in an Excel file, organized by category, including (but not limited to):

* Radio spots (production and airing separately)
* TV spots (production and airing separately)
* Jingles
* Radio talk shows
* TV talk shows
* Other audio/video productions (specify)
If prices vary depending on scope, duration, language, or other factors, please indicate a price range for each category and clearly state the conditions that determine the final price.

• At least two references from recent similar contracts.

5. Evaluation Criteria

Proposals will be evaluated based on the following criteria:

1. Relevant Technical Expertise and Portfolio

• Demonstrated experience in producing and airing high-quality audio and video content in similar contexts.
• Quality and creativity of past work.

2. Strength and Reach of Media Network

• Proven relationships with local and regional radio/TV outlets.
• Ability to secure favorable broadcast schedules and broad geographic coverage.

3. Cost-Effectiveness and Value for Money

• Competitive and transparent pricing with clear justification.
• Demonstrated capacity to deliver quality outputs within budget.

4. Capacity to Mobilize Quickly

• Ability to initiate production and broadcasting on short notice.
• Flexibility to adapt to evolving campaign needs.

6. Instructions to the Applicant

• Deadline: Proposals must be received no later than 23:59 hours [Central African Time] on the closing date, as stated in Part A paragraph 2. Late submissions will not be considered.
• Submission: All documents must be e-mailed with the subject line RFP# 002/2025 Media Services to moginga1@jhu.edu

Mandatory Proposal Requirements
1. Proof of legal existence to do business in the Democratic Republic of Congo, including:

• Certificate of business registration/incorporation
• Tax Identification Number (TIN) certificate
• Trading license or certificate of operations

2. Evidence of technical ability to offer the specified media services in DRC.
3. Clear financial quote and cost justification.
4. Details of bank account with authorized signatories provided on company letterhead.

7. Submission Package

Applicants must submit one complete proposal package containing the following:
1. Cover Letter – signed by an authorized company representative.
2. Proof of Legal Existence – scanned copies of:

• Certificate of business registration/incorporation
• Tax Identification Number (TIN) certificate
• Trading license or certificate of operations

3. Technical Proposal – including:

• Company profile and relevant experience
• Examples/portfolio of similar work
• Description of capacity to follow CCP’s creative guidelines and content while delivering artistic execution
• Approach to media planning and optimizing audience reach
• Pre-testing experience and capacity
• Language and accessibility capabilities

4. Pricing Excel Sheet – organized by category (radio spots, TV spots, jingles, talk shows, etc.), showing unit costs and/or price ranges with conditions that determine final pricing.
5. Financial Quote & Cost Justification – narrative or table format explaining how proposed costs are calculated.
6. References – at least two from recent similar contracts, including contact information.
7. Bank Details – letter on company letterhead listing official bank account and authorized signatories.

Format & Delivery:

• Submit all documents electronically in PDF format (except for the Excel pricing file, which must be in .xlsx format).
• Email to moginga1@jhu.edu with the subject line: RFP# 002/2025 Media Services.
• Proposals must be received by 23:59 hours [Central African Time] on the closing date.

8. Terms & Conditions

• CCP reserves the right to select one or multiple Preferred Vendor(s).
• Selection as a Preferred Vendor does not guarantee a minimum volume of work but provides priority consideration for assignments.
• All deliverables will be the property of CCP.
• Payment terms will be agreed upon in the final contract for each specific assignment.