Stagiaire aux Achats

OFFRE D’EMPLOI CHEMONICS/GHSC-TA

CONTEXTE :

Le projet GHSC-TA répond aux besoins de l'assistance technique de l'USAID, des autres organismes de l'USG, des gouvernements des pays partenaires, des organisations non gouvernementales (ONG) et d'autres entités dans tous les éléments de la santé (p. Ex. paludisme, planification familiale, VIH / SIDA, la tuberculose, la santé maternelle et infantile, etc.) et représente un mécanisme par lequel l'USAID offre une assistance technique mondiale axée sur les produits de santé dans :

• Renforcement des systèmes d'approvisionnement du pays, et
• Collaboration stratégique pour améliorer la disponibilité à long terme des produits de santé.

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Poste : STAGIAIRE AUX ACHATS
Type de contrat : STAGE PROFESSIONNEL
Lieu de travail : KINSHASA
Durée : 3 mois (renouvelable)
Nombre de poste : 1

RESPONSABILITES ET TACHES :

Sous la supervision du Senior Procurement Officer de Kinshasa, le Stagiaire aux achats aura pour :

TACHE PRINCIPALE :

• Participer au bon fonctionnement de l’unité d’achat du bureau ainsi qu’à la bonne circulation des informations entre le programme et les operations en matière d’achat.

 Il est chargé en généralde:

• Mettre à jour et maintenir des trackers de l’unité
• Préparation des dossiers de paiement
• Maintien du classement des dossiers d’achats

TACHES SPECIFIQUES :

1-Mettre à jour et maintenir des trackers de l’unité, notamment:

• Réception des bureaux de coordination, les informations sur les mises à jour apportes au tracker des factures
• Vérifier au niveau des opérations et finances la situation sur les factures
• Mettre à jour sur sharepoint le tracker des factures suivant les elements reçus des coordinations, des opérations et finance
• Partager quotidiennement le lien du fichier mise à jour aux concernes.

2- Préparer les dossiers de paiements, assurer leur transmission aux finances

• Retrouver et rattacher les factures à leurs dossiers d’achats respectifs
• Etablir les demandes de paiements et les soumettre à l’approbation des signataires.
• Enregistrer les demandes de paiements approuvées et les transmettre aux finances
• Compiler tous les jours le tracker des factures afind’yapporter les éléments sur le traitement des factures.

3- Tenir le classement des dossiers administratifs et des achats:

• Classer de manière appropriée les factures reçues des coordinations et de la réception
• Constituer suivant les procédures d’achats les dossiers d’archives d’achats
• Exécuter l’archivage, notamment le classement et l’organisation physique et électronique des dossiers qui doivent toujours être bien rangés, accessibles et organisés. Avoir un système en place pour s’assurer que les dossiers empruntés sont bien retournés.
• Mettre les dossiers archivés électroniquement sur sharepoint

4- Assurer toute autre tâche nécessaire pour la bonne marche de l’unite en accord avec son superviseur

QUALIFICATIONS EXIGEES

• Diplôme d’études en économie, droit, informatique ou équivalent
• Expérience de travail d’une année ou de stage professionnel d’au moins six mois dans une
• ONGI ou un organisme international
• Excellentes connaissances informatiques (Word, Excel, email) exigées

-   Bonnes capacités de communication verbales et écrites (maîtrise de la rédaction de divers Documents de travail : lettres, rapports, tableaux, comptes rendu ou procès verbal, …)

• Savoir tenir confidentiel ce qui l’est
• Initiative et dynamisme
• Etre méthodique, organisée et savoir gérer plusieurs dossiers en même temps
• Etre perfectionniste
• Savoir mettre en place des systèmes d’archivage
• Capacité d’adaptation
• Aimer le travail d’équipe
• Démontrer une intégrité personnelle et savoir faire respecter celle de l’organisation

Comment postulez ?

Chemonics International respecte la diversité des cultures, des sexes, des races, et des religions ; les candidats intéressés doivent  soumettre électroniquement leurs dossiers de demande comprenant  un CV actualisé, les copies des diplômes et Brevets, trois références professionnelles ainsi qu’une lettre de motivation  avec objet : « STAGIAIRE AUX ACHATS – KINSHASA » l’adresse suivante : chemonicsghscta.congo@gmail.com

La date limite de soumission de candidature est le lundi 02 DECEMBRE 2019 à 17 h 00. Cependant, la présélection sera faite au fur et à mesure que les dossiers seront reçus. Les candidatures féminines sont vivement encouragées et seuls les candidats présélectionnés seront convoqués.

Fait à Kinshasa, le 20 Novembre 2019