Assistant Finance & Administration

1 ASSISTANT FINANCE & ADMINISTRATION
Basé à Biakato

RECRUTEMENT EXTERNE

We are Save the Children. We work in more than 120 countries. We save children’s lives. We fight for their rights. We help them fulfill their potential.

A propos de Save the Children

Save the Children International est une Organisation Non-Gouvernementale (ONG) Leader dans le domaine de la protection et défense des droits de l’enfant. Nous travaillons avec nos partenaires, pour insuffler des avancées dans la façon dont le monde traite les enfants et parvenir à un changement immédiat et durable dans leur vie. Nos Valeurs sont : REDEVABILITE – AMBITION – COLLABORATION – CREATIVITE – INTEGRITE.

Save the Children en RDC

Save the Children a commencé à travailler dans la République démocratique du Congo en 1994, lorsque le conflit a commencé dans l'est du pays. La République démocratique du Congo est reconnue pour être l'un des pays dans lesquelles les enfants sont soumis à de plus grande atrocités. L’accès aux services essentiels est très limité et les enfants sont soumis à l'exploitation généralisée et d'abus, y compris le recrutement dans des groupes armés, le travail forcé, les abus sexuels et l'abandon.

Dans le cadre de ses activités, Save the Children International, cherche à recruter Assistant Fin & Admin qui sera basé à Biakato.

LE POSTE

Sous la supervision du Finance Officer Beni, l’Assistant Finance Officer aura à mener des opérations de la caisse et tous les paiements dans la sous base de Biakato.

Responsable du bon déroulement des opérations financières et comptables et du respect des procédures au sein de SC à Biakato

Maintenir le Système comptable mise en place et suivre toutes les procédures y afférentes.
Effectuer les opérations de la caisse de la sous base de Biakato ;
Contrôler et préparer le package de clôture mensuelle de la comptabilité de Save the Children Biakato et s’assure que ça arrive à temps au Finance Officer à Beni.
Etre l’appui en cas d’audit
Responsable de bon classement et Archivage des pièces justificatives des dépenses
Gere les fournitures bureautiques de la sous base et effectue la demande en cas de stock tampon.
En cas d'urgence humanitaire majeure, le titulaire du poste devra travailler en dehors du profil de rôle normal et être en mesure de varier les heures de travail en conséquence.
En cas d'urgence humanitaire majeure, le titulaire du rôle pourrait être sollicité pour travailler en dehors du profil habituel du rôle et pourrait en conséquence, devoir varier ses heures de travail.
Les titulaires de ces postes auront des contacts fréquents avec des enfants et/ou des jeunes. 

ROLE ET RESPONSABILITE :

Responsabilités Clés : 

• Gestion de la caisse et tenue du livre de caisse de la sous base ;
• Suivie et appuyer à temps le fichier des avances accordées aux staffs ;
• Fait le suivi de décaissement de fonds et de paiements en conformités avec les procédures financières de SCI
• Vérifier la véracité et l’authenticité des pièces justificatives et comptables.
• Appui au Classement de documents financier et administratifs d’une manière ordonnée
• Veuillez au respect des codes utilisés sur les documents ;
• Veuillez au respect des autorisations des dépenses ;
• Compile la cash request de la sous base et l’envoi au finance Officer à temps
• Prépare les dossiers complets de gros montant et le transférer à Beni pour paiement.

Administration :

• Appui dans le classement de correspondances reçues et à expédier au département des RH & Administration ;
• Mettre en place un système de gestion des fournitures du bureau de la sous base
• Tenir un cahier de gestion de biens SCI dans la sous base,
• Fournir au HR & Admin Officer Beni les informations relatives au calcul des salaires des staffs.
• Rédiger les comptes rendus des réunions tenu dans la sous base.
• Préparer le bon de soins médicaux des staffs et de leurs ayants droits.
• Gere les agents de ménagers ;

Finance

Suivi budgétaire : 

• Veiller au respect des codes utilisés sur les documents ;
• Veiller au respect des autorisations des dépenses ;
• Compiler la cash request de la sous base et l’envoi au finance Officer à temps
• Préparer les dossiers complets de gros montant et le transférer à Beni pour paiement par banque

Livre de caisse

• Tenir à jour les différents livres de caisse pour toutes les monnaies utilisées, c'est-à-dire enregistrer les dépenses ainsi que les recettes au fur et à mesure que s’effectuent les transactions ;
• Affecter le code comptable à toutes les dépenses afin de faciliter l’imputation et procédure de clôture des comptes.

La caisse :

• Préparer toutes les demandes de fonds à transférer dans la caisse pour les dépenses courantes ;
• Effectuer quotidiennement un comptage de caisse.
• Effectuer tout paiement conformément aux manuels des procédures

Clôture de compte :

• Réaliser une réconciliation caisse hebdomadaire sous la supervision du Project Coordinator et mensuelle avec le senior Finance Officer ;
• S’assurer que tous les comptages de caisse sont réalisés et cash count signé
• Arranger les documents de support en fonction des budgets et des comptes budgétaires

Les avances :

• Servir les avances aux autres membres de l’équipe programme selon le besoin présenté
• Enregistrer et faire le suivi les avances dans le livre approprié ;
• S’assurer que toutes les avances sont justifiées au cours du mois de leur paiement ;
• Vérifier la véracité et l’authenticité des pièces justicatives avant de les valider et les comptabiliser
• Veiller à l’imputation des codes comptables appropriés
• Veiller à ce que les avances soient justifiées dans le délai.

Classement des documents comptables :

• Classer toutes les pièces comptables selon un ordre chronologique.
• S’assurer que chaque opération de la caisse est soutenue par une pièce acceptable.
• Audit
• Appuyer l’équipe dans la recherche et le classement des pièces lors du déroulement des audits internes et externes

Rapport mensuel :

• Transfert de rapport financier mensuel de la caisse au financer Officer à Beni pour conciliation. 

Politique de défense d’enfant (PDE)

• Signaler toutes les allégations et les cas de PDE en conformément aux procédures locales
• Alerter toute suspicion de cas de PDE en conformité avec la politique de signalement ;
• Sur Instruction de la Directrice-Pays, participer aux investigations sur les allégations et cas de PDE.
• Signaler aux Point Focaux PDE (PF PDE) les cas de partenaires et autres parties prenantes de la mise en œuvre des programmes de SCI – RDC, y compris les travailleurs temporaires et les agents de collecte des données qui seraient non-formes sur la PDE et contribuer aux efforts de formation – Induction
• Contribuer aux identifications et analyse des risques PDE (initiaux et émergents) dans le cadre de leurs secteurs (Education, Protection, Sante, / Nutrition, WASH) et domaines (Contrôle, Finances, Logistique, Sécurité,  …..) de travail respectifs ; 
• Sur Instruction de la Directrice-pays, collaborer à la mise en œuvre des activités de la PDE a l’instar de la sensibilisation, des inductions et des formations ainsi que la participation les investigations sur les allégations et cas de PDE.

QUALIFICATIONS ET EXPERIENCE

• Etre détenteur d’un diplôme d’études supérieure et universitaire en gestion financières, économies
• Expérience d’au moins deux ans dans la gestion financière, de préférence dans une ONG internationales
• Nécessite une très bonne maîtrise du Français, une connaissance de l’Anglais est désirable
• Un très bon maniement des techniques informatiques [Excel /Logiciels comptables/ Word / Base de données] ;
• Une bonne maîtrise de la comptabilité et des outils de gestion ;
• Capacité à travailler de façon indépendante et en équipe avec supervision minimale ;
• Faire preuve d’une bonne capacité de planification et d'organisation avec la capacité à effectuer plusieurs taches dans un environnement de travail dynamique ; 
• Excellente compétences de communication, rédactionnelle et relationnelle
• Bonne capacité à communiquer, à travailler en équipe et à développer des relations avec les autorités locales, les communautés et les organisations locales.
• Avoir la capacité de travailler sous pression et dans des conditions difficiles
• Capacités d’organisation, grande aptitude à travailler en équipe, empathie et flexibilité
• Avoir une capacité de travailler dans un climat multisectoriel et multiculturel
• Etre disponible et motivé pour travailler avec Save the Children
• Respecter les règles de Save the Children en matière de protection de l’enfant et fraude et corruption

Comment postuler ?

Envoyer votre dossier de candidature (Lettre de motivation, CV avec 3 personnes de référence, une attestation de résidence et une copie de carte de demandeur d’emploi) adressé au Directeur des Ressources Humaines et Administration au plus tard le 03 Décembre 2019 à 16h00  avec en objet la mention « Assistant Fin & Admin / Biakato » pour la base de Beni au bureau de Save the Children à Beni ; sis au No 59 sur l’avenue Mobesu, Quartier Tamende, Commune de Mulekera, Ville de Beni ou soit au Bureau de Save the children à Biakato, Lubero ; Mabalako ou à l’adresse électronique : Drc.Recruitment@savethechildren.org 

Nous protégeons les enfants pour que le processus de sélection, qui comprend des vérifications rigoureuses des antécédents, reflètent notre engagement à protéger les enfants contre les abus.

SAVE THE CHILDREN ENCOURAGE FORTEMENT LES CANDIDATURES FEMININES.