Assistant(e) Administratif(ve)

TDR – ASSISTANT.E ADMINISTRATIF.VE

Informations générales sur le rôle

Titre du poste : Assistant.e Administratif.ve
Sous la responsabilité de : Directeur Administratif et Financier
Années d’expérience requises : Minimum deux ans
Lieu : Kinshasa
Responsabilité budgétaire ? NON
Des rapports directs ?

À propos de MSI

MSI Reproductive Choices (MSI) est une organisation internationale qui fournit aux femmes et aux adolescentes des services de Santé Reproductive (SR) personnalisés et de haute qualité dans 37 pays. Ces services donnent aux femmes le pouvoir de choisir quand elles auront des enfants, afin qu'elles soient libres de poursuivre leurs projets et leurs rêves pour elles-mêmes et leurs familles. En 2020, 32,6 millions de personnes ont utilisé une méthode de contraception fournie par MSI et 12,8 millions de personnes ont bénéficié de services de SR de qualité grâce à MSI, ce qui a eu pour impact :

• 13,4 millions de grossesses non-désirées évitées ;
• 5,6 millions d'avortements dangereux évités ;
• 35 000 décès maternels évités.

MSI en République Démocratique du Congo (MSI RDC) fait partie du réseau de MSI et est le plus récent programme national. MSI RDC a pour objectif d'assurer que toutes les personnes qui le souhaitent puissent avoir accès à des services de contraception moderne abordables et puissent choisir la méthode la plus appropriée pour répondre à leurs besoins.

MSI RDC a commencé à fournir des services de SR en novembre 2018 à Kinshasa et dans la province de Tshopo. Ses activités ont depuis été étendues dans ces deux provinces et également été initiées au Kwilu. MSI dispose d’un bureau provincial dans chacune de ces trois provinces.

La Fonction

Travaillant en étroite collaboration avec tous les autres membres de l’équipe de MSI RDC, vous êtes responsable de l’organisation du secrétariat de nos bureaux à Kinshasa. Premier contact de nos visiteurs, votre professionnalisme, votre rigueur et votre enthousiasme vous permettent de gérer les demandes internes et externes de MSI RDC afin de les dispatcher aux membres d’équipe chargés de donner suite. Vous êtes le lien entre la direction et les équipes sur le terrain et vous assurez que leurs besoins sont dans le circuit de traitement. Vous les tenez informés de l’état d’avancement. Vous appuyez également le service administratif et financier dans la saisie de certains documents.
L’assistant.e administratif.ve est chargé.e d’appuyer le bureau central de MSI RDC dans les activités de secrétariat, de gestion et de l’administration. Il/elle assure également l’accueil et de l’orientation des visiteurs au MSI RDC et les activités de liaison avec les partenaires extérieures.

Présentation du rôle et responsabilités principales

1. Activités de secrétariat

• Réceptionner, enregistrer, ventiler et classer le courrier
• Procéder à la saisie et à la reprographie de documents
• Veiller à un accueil de qualité des visiteurs à leur orientation vers les différents services       de MSI RDC
• Gérer les communications téléphoniques, rendez-vous et audiences du représentant
• Répondre aux appels téléphoniques et fournir les informations aux interlocuteurs
• Appuyer dans la rédaction des courriers
• Assurer la gestion des communications entrant et sortant de MSI RDC
• Assurer le rangement et l’archivage correct des dossiers et documents de MSI RDC.

2. Activités de gestion

• Gérer les fournitures de bureau de la direction de MSI RDC y compris celles de la cafétéria (contrôle d’usage, demande de stock etc.)
• Organiser les rencontres et les formations : disponibilité des équipements et des fournitures, réservation des salles de réunions et de travaux, restauration
• Assurer l'accomplissement des formalités d'accueil des visiteurs de MSI RDC et des formalités de voyage à l'étranger des personnels de MSI RDC : choix des compagnies de voyage et négociation des tarifs, réservations de vols et hébergements, obtention des visas et assurance de voyage, calcul de prise en charge.
• Gérer le centre de formation de MSI RDC
• Gérer le stock de fournitures de bureau et des consommables de café
• Gérer la femme de ménage pour s’assurer que les lieux soient propres, accueillants et conviviaux

3. Activités administratives

• Procéder à la préparation des chèques
• Assurer la transmission des chèques aux bénéficiaires
• Préparer les plannings et les documents d’induction pour les nouveaux membres d’équipe
• Mettre à la disposition des membres MSI les formulaires des différents actes administratifs

4.Autres

• Promouvoir les services de MSI RDC auprès des clients individuels et au sein de la communauté en général
• Exécuter d'autres activités relatives à la demande de la Représentante.

Qualifications requises

Education/Qualification

• Etre titulaire au minimum du Diplôme d’état + 2 ans d’études supérieures, option secrétariat ou tout autre diplôme reconnu équivalent
• Minimum 2 ans d’expérience dans un poste similaire
• Bonne maîtrise des logiciels informatiques (Word, Excel) et l’internet
• Notions des systèmes de gestion de stock (souhaitable)
• Fortes capacités de discernement et de respect de la confidentialité
• Fortes relations inter personnelles
• Bonnes capacités orales et écrites de communication en Français
• Dynamisme, flexibilité et polyvalence, capacité à travailler sous stress
• Capacité à travailler sur propre initiative et à planifier son temps pour l’atteinte des résultats
• Démonstration d’attention consistante aux détails
• Une bonne capacité d’écoute
• Titulaire d’un permis de conduire (souhaitable)
• Capacités linguistiques : Français (ESSENTIEL) et Anglais (SERIEUX ATOUT)

Qualité personnelle

• Motivation pour suivre la Vision - les Directives MSI-RDC
• Respect des valeurs de MSI-RDC 
• Comportement professionnel
• Recherche de l’excellence
• Engagé pour l’amélioration des services de santé reproductive,
• Autonome et capable de travailler avec des supervisions limitées,
• Pro Choix

Comportement du membre d’équipe MSI

Travailler à l'unisson au sein de MSI

• Vous contribuer à utiliser et partager des données et des preuves exactes pour améliorer la compréhension, la connaissance et la prise de décisions à travers MSI, nous permettant d'optimiser notre capacité à influencer les autres.
• Vous partagez les connaissances, l'expertise et les ressources appropriées pour renforcer l'esprit d'équipe et éviter la duplication des efforts.
• Vous travaillez activement au sein d'une équipe, fournissant soutien et souplesse aux collègues, faisant preuve d'équité, de compréhension et de respect pour toutes les personnes et cultures.

Vous faites preuve de courage, d'authenticité et d'intégrité

• Vous assumez la responsabilité des décisions que vous prenez et des comportements que vous adoptez.
• Vous êtes courageux, remettant les autres en question et prenant des risques de manière appropriée et maitrisée.

Développement et croissance

• Vous sollicitez des commentaires afin d'avoir une plus grande conscience de vous et en fournissez de même aux autres d'une manière qui les pousse à être encore plus efficaces.
• Vous gérez votre développement de carrière, ce qui inclut la mise à jour régulière de vos connaissances et compétences.

Atteindre l'excellence, toujours

• Vous vous efforcez à toujours satisfaire et dépasser les attentes, en plaçant les clients au centre de tout, et mettez-en œuvre des façons plus intelligentes et plus efficaces d'accomplir votre tâche.
• Vous construisez et maintenez des relations de travail efficaces à long terme avec toutes les parties prenantes et êtes un véritable ambassadeur de MSI.

Leadership (cadres et responsables hiérarchiques uniquement)

• Vous inspirez les individus et les équipes, par le biais d'un leadership adapté aux situations, en offrant une orientation claire.
• Vous cherchez et offrez des possibilités qui motivent les membres d'équipe, contribuant à développer les compétences et le potentiel tout en renforçant les talents et la relève à disposition.
• Vous êtes au courant des derniers développements dans notre secteur, faisant preuve de connaissances stratégiques sur nos clients et nos affaires et vous encouragez ceci au sein de votre équipe.
• Vous formuler une vision de l'avenir qui inspire et stimule les autres.

Valeurs fondamentales de MSI

• Conduite par une mission : Avec l'engagement inébranlable, nous existons pour donner l’autonomie des femmes et des hommes à avoir des enfants par le choix et non par surprise.
• Centré sur le client : Nous sommes passionnés de nos clients et consacrons nos efforts à l’atteinte de nos objectifs convenus avec la plus haute qualité possible
• Redevabilité : Nous sommes responsables de nos actions et prenons la responsabilité de tout ce que nous faisons pour assurer la durabilité à long terme et l'impact croissant.
• Courageux : Nous recrutons et gérons les talents, passionnés et courageux qui ont le courage pour pousser des défis, de prendre des décisions dures et défier d'autres conformément à notre mission.

Postuler

Date de clôture : 08janvier 2022.
Durée du contrat : 1 année avec possibilité de renouvellement si résultat satisfaisant
Salaire : Compétitif(contrat local)

Le dossier doit être composé :

• D’une lettre de motivation (maximum 2 pages) expliquant comment vos compétences et vos expériences répondent aux exigences du poste.
• D’un CV détaillé (maximum 4 pages).
• Une liste de 3 références professionnelles.
• Certificat de bonne vie et Mœurs

Merci d’envoyer votre demande à l’adresse : drcrecruitment@mariestopes.org avec mention obligatoire dans l’objet « Assistant Administratif ».

MSI RDC garantit l'égalité des chances pour chacun, promouvant la diversité de son équipe. Nous avons une politique de tolérance zéro pour les pots-de-vin et la corruption et n'acceptons aucun paiement dans le cadre de notre processus de recrutement. Veuillez nous informer, via notre politique de prise de parole, si vous rencontrez un problème lors du processus de recrutement en appelant le +243810707772 ou le +44191516 77 56 ou via notre e-mail: speakingup@safecall.co.uk      

Veuillez noter que ce rôle sera soumis à des vérifications complètes des antécédents préalables à l'emploi, qui peuvent inclure, mais sans s'y limiter à, références d'emploi, vérification du droit au travail, vérification de crédit et vérification de casier judiciaire (le cas échéant)