Gestionnaire des Projets

TDR – Gestionnaire des Projets

Informations générales sur le rôle

Titre du poste : Gestionnaire des Projets
Sous la responsabilité de : Directeur de Programme
Années d’expérience requises : Minimum 3 ans d'expérience dans le domaine de la gestion des subventions, des accords ou contrats de coopération
Lieu : Kinshasa
Responsabilité budgétaire ? Oui
Des rapports directs ?

À propos de MSI

MSI Reproductive Choices (MSI) est une organisation internationale qui fournit aux femmes et aux adolescentes des services de Santé Reproductive (SR) personnalisés et de haute qualité dans 37 pays. Ces services donnent aux femmes le pouvoir de choisir quand elles auront des enfants, afin qu'elles soient libres de poursuivre leurs projets et leurs rêves pour elles-mêmes et leurs familles. En 2020, 32,6 millions de personnes ont utilisé une méthode de contraception fournie par MSI et 12,8 millions de personnes ont bénéficié de services de SR de qualité grâce à MSI, ce qui a eu pour impact :

• 13,4 millions de grossesses non-désirées évitées ;
• 5,6 millions d'avortements dangereux évités ;
• 35 000 décès maternels évités.

MSI en République Démocratique du Congo (MSI RDC) fait partie du réseau de MSI et est le plus récent programme national. MSI RDC a pour objectif d'assurer que toutes les personnes qui le souhaitent puissent avoir accès à des services de contraception moderne abordables et puissent choisir la méthode la plus appropriée pour répondre à leurs besoins.
MSI RDC a commencé à fournir des services de SR en novembre 2018 à Kinshasa et dans la province de Tshopo. Ses activités ont depuis été étendues dans ces deux provinces et également été initiées au Kwilu. MSI dispose d’un bureau provincial dans chacune de ces trois provinces.

La Fonction

MSI RDC cherche un Gestionnaire des Projets qualifié et expérimenté pour assumer la surveillance stratégique de notre portefeuille de financements en pleine croissance. Le but de ce rôle est d'aider à sécuriser les nouveaux bailleurs de fonds, de gérer la conformité de nos process et procédures par rapport aux requis des donateurs, de suivre les progrès des subventions par rapport aux indicateurs de performance clés et les dépenses par rapport au budget, afin de garantir une gestion rigoureuse de ces financements.

Le rôle est essentiel pour s'assurer que MSI RDC ne subit pas de pertes financières ou de dommages à sa réputation dans la gestion des subventions et à assurer la durabilité en obtenant de nouveaux flux de financement.
Le poste relève du Directeur des Programmes et du Business Development

Le rôle

Ce rôle accompagne le développement de la réflexion stratégique et le positionnement de MSI RDC par rapport aux différents bailleurs. Il conduit la rédaction de nouveaux projets, la présentation des rapports aux bailleurs de fonds. Il appuie la mise en œuvre des projets financés et l'audit des donateurs tout en assurant une relation de travail étroite et collaborative avec les responsables de la mise en œuvre, les opérations et les directions du projet

Présentation du rôle et responsabilités principales

1. Positionnement stratégique de MSI RDC par rapport aux bailleurs de fonds

• Réaliser la veille stratégique, créer et mettre à jour le mapping des différents bailleurs de fonds sur la PF/SSR en RDC
• Initier des recherches et préparer de dossiers sur les bailleurs à la demande du Directeur des Programmes ou d’initiative
• Initier et suivre les relations avec les bailleurs de fonds, en lien avec le Directeur des Programmes
• Participer à l’identification des nouvelles opportunités de financement pour le programme pays, à la coordination des processus de développement des nouvelles propositions, notamment dans le développement des notes conceptuelles et l’écriture des nouvelles propositions.

2. Planification et budgétisation de l'organisation et des projets

• Piloter l’écriture de notes conceptuelles et nouveaux projets à soumettre aux bailleurs de fonds identifies
• Développer les plans de travail annuels et trimestriels par projet 
• Préparer l’analyse mensuelle des fichiers de suivi budgétaire pour anticiper les réalignements ou extension du projet de concert avec l’équipe finance (PFR)
• Élaborer les budgets et les plans de décaissements
• Examiner, analyser et comprendre les rapports sur les écarts financiers mensuels
• Utiliser les rapports financiers comme directives pour ajuster les efforts du personnel, les dépenses du programme, des activités, au besoin, etc.
• Superviser la codification appropriée des dépenses dans le système financier.

3. Comptabilité et gestion des subventions

• Assister les équipes du programme/Opérations et finances dans la préparation des audits,
• Appuyer la préparation des budgets, assurer le classement et l’archivage des dossiers des subventions et les tenir à jour, 
• Gérer simultanément les différentes réglementations des bailleurs en s'assurant que les coûts sont répartis de façon appropriée.
• Assurer le contrôle financier de tous les projets et leurs sous-bénéficiaires.
• Assurer l'harmonisation entre les plans d'exécution révisés des projets et des budgets

4. Conformité avec les donateurs

• Assurer que la mise en œuvre des subventions est conforme aux exigences et régulations des bailleurs, et que toutes les informations y relative sont disponibles pour le programme pays.

• Jouer le rôle de personne de contact local pour la conformité des subventions, en s'assurant que les normes en matière de gestion des subventions (reporting, achat, visibilité, transfert d'actifs, audit, etc.) sont bien comprises et correctement appliquées.

5. Reporting aux bailleurs de fonds (narratif et financier)

• Assurer la compilation des rapports narratifs internes et financiers pour les bailleurs, et veiller à la cohérence entre les narratifs et les financiers. En collaboration avec la direction des finances, il/elle assure le strict respect des délais de transmission de ces rapports.

6. Formation et renforcement des capacités

• Organiser des formations à l'intention du personnel sur la gestion et la conformité des subventions, l'établissement de rapports, le classement, le suivi, l'évaluation et la gestion du cycle de programme ;

Qualifications requises

• Diplôme Universitaire en Management, finances, comptabilité, développement international, administration publique ou équivalent ;
• Au moins 3 ans d'expérience dans le domaine de la gestion des subventions, des accords ou contrats de coopération
• Expérience confirmée en matière d’application des systèmes de contrôle de coût, d’amélioration et de développement de projets
• Expérience en matière de Gestion simultanée de subventions multiples de différents bailleurs en liaison avec un grand nombre de parties prenantes.
• Aptitude en matière d'élaboration de budget, excellente maitrise d’Excel
• Expérience avérée en matière de formation du personnel sur les réglementations les politiques et procédures.
• Une expérience avec DFID, USAID et/ou des bailleurs PF serait un plus ;

Qualités personnelles

• Fervent défenseur de la liberté de choix, de la cause de la planification familiale et du droit à l'avortement sans risque (Accès aux soins complets d’avortement centrés sur la femme),
• Énergie, dynamisme et engagement inébranlable pour la mission de MSI, avec la capacité de repousser les limites, de prendre des décisions difficiles et de défier les autres en accord avec la mission de MSI,
• Passionné par les clients de MSI, il s'efforce de satisfaire et de dépasser les attentes, en plaçant les clients au centre de tout et en s'assurant que nous fournissons des services de haute qualité et à fort impact qui répondent à leurs besoins individuels,
• Capacité à influencer les parties prenantes clés à tous les niveaux, tant en interne qu'en externe.  Un véritable ambassadeur de MSI,
• Capacité à travailler de manière indépendante et à être motivé pour définir des buts et des objectifs,
• Capacité à prendre des initiatives et à obtenir des résultats avec une supervision limitée,
• Passion pour l'excellence du service et l'amélioration de la qualité,
• Hautement motivé, style de travail collaboratif, esprit créatif, très haut niveau d'intégrité et fort sens éthique,
• Capacité à voyager, parfois dans des environnements fragiles et conflictuels, dans des délais très courts.

Comportement du membre d’équipe MSI

Travailler à l'unisson au sein de MSI

• Vous contribuer à utiliser et partager des données et des preuves exactes pour améliorer la compréhension, la connaissance et la prise de décisions à travers MSI, nous permettant d'optimiser notre capacité à influencer les autres.
• Vous partagez les connaissances, l'expertise et les ressources appropriées pour renforcer l'esprit d'équipe et éviter la duplication des efforts.
• Vous travaillez activement au sein d'une équipe, fournissant soutien et souplesse aux collègues, faisant preuve d'équité, de compréhension et de respect pour toutes les personnes et cultures.

Vous faites preuve de courage, d'authenticité et d'intégrité

• Vous assumez la responsabilité des décisions que vous prenez et des comportements que vous adoptez.
• Vous êtes courageux, remettant les autres en question et prenant des risques de manière appropriée et maitrisée.

Développement et croissance

• Vous sollicitez des commentaires afin d'avoir une plus grande conscience de vous et en fournissez de même aux autres d'une manière qui les pousse à être encore plus efficaces.
• Vous gérez votre développement de carrière, ce qui inclut la mise à jour régulière de vos connaissances et compétences.

Atteindre l'excellence, toujours

• Vous vous efforcez à toujours satisfaire et dépasser les attentes, en plaçant les clients au centre de tout, et mettez-en œuvre des façons plus intelligentes et plus efficaces d'accomplir votre tâche.
• Vous construisez et maintenez des relations de travail efficaces à long terme avec toutes les parties prenantes et êtes un véritable ambassadeur de MSI.

Leadership (cadres et responsables hiérarchiques uniquement)

• Vous inspirez les individus et les équipes, par le biais d'un leadership adapté aux situations, en offrant une orientation claire.
• Vous cherchez et offrez des possibilités qui motivent les membres d'équipe, contribuant à développer les compétences et le potentiel tout en renforçant les talents et la relève à disposition.
• Vous êtes au courant des derniers développements dans notre secteur, faisant preuve de connaissances stratégiques sur nos clients et nos affaires et vous encouragez ceci au sein de votre équipe.
• Vous formuler une vision de l'avenir qui inspire et stimule les autres.

Valeurs fondamentales de MSI

• Conduite par une mission : Avec l'engagement inébranlable, nous existons pour donner l’autonomie des femmes et des hommes à avoir des enfants par le choix et non par surprise.
• Centré sur le client : Nous sommes passionnés de nos clients et consacrons nos efforts à l’atteinte de nos objectifs convenus avec la plus haute qualité possible
• Redevabilité : Nous sommes responsables de nos actions et prenons la responsabilité de tout ce que nous faisons pour assurer la durabilité à long terme et l'impact croissant.
• Courageux : Nous recrutons et gérons les talents, passionnés et courageux qui ont le courage pour pousser des défis, de prendre des décisions dures et défier d'autres conformément à notre mission.
• Résilient : Dans les situations difficiles, nous travaillons ensemble et nous nous soutenons mutuellement, nous adaptant et apprenant à trouver des solutions, quelles que soient les difficultés rencontrées.
• Inclusif : Nous pensons que la diversité est une force. Nous jouons tous notre rôle dans la création d’une culture où chaque membre de l'équipe peut s'épanouir, se sentir valorisé et contribuer de manière significative à notre mission, et où tous nos clients se sentent accueillis et soutenus.

Postuler

Date de clôture : 18 février 2023.

Poste basé à Kinshasa   

Durée du contrat : 01 an avec possibilité de renouvellement si résultats satisfaisants
Salaire : compétitif (contrat de droit congolais)

Le dossier doit être composé :

• D’une lettre de motivation (maximum 2 pages) expliquant comment vos compétences et vos expériences répondent aux exigences du poste et votre engagement pour la mission de MSI.
• D’un CV pertinent (maximum 4 pages, mettre les détails nécessaires éventuels en annexe) 
• Une liste de 3 références professionnelles avec émail et numéros de téléphones.
• Une attestation de bonne vie et mœurs
• Merci d’envoyer votre demande à l’adresse : avec mention en objet : «Gestionnaire des Projets » à drcrecruitment@mariestopes.org

MSI RDC garantit l'égalité des chances pour chacun, promouvant la diversité de son équipe. Nous avons une politique de tolérance zéro pour les pots-de-vin et la corruption et n'acceptons aucun paiement dans le cadre de notre processus de recrutement. Veuillez nous informer, via notre politique de prise de parole, si vous rencontrez un problème lors du processus de recrutement en appelant le +243810707772 ou le +44191516 77 56 ou via notre e-mail : speakingup@safecall.co.uk      

Veuillez noter que ce rôle sera soumis à des vérifications complètes des antécédents préalables à l'emploi, qui peuvent inclure, mais sans s'y limiter à, références d'emploi, vérification du droit au travail, vérification de crédit et vérification de casier judiciaire (le cas échéant)