Responsabilités

Taches associées

Outils nécessaires

1. Vérifier la qualité des données dans les différents outils de collecte et de rapportage des données

- Passer en revue les registres, dossiers des patients et rapports mensuels d’activités pour identifier la complétude et la promptitude des données

- Procéder à la triangulation des données entre les outils de collecte de l’information pour identifier les incohérences

- S’assurer de la correction des incohérences dans les outils selon les procédures.

2. Renforcer les capacités des prestataires pour l’utilisation correcte et régulière des outils de collecte de données et de rapportage

- Identifier les gaps dans les connaissances et les compétences relatives aux activités de suivi et évaluation

- Passer en revue avec le staff des structures de soins le matériel de formation

- Conduire des exercices pratiques avec les prestataires de soins
- Réaliser des visites de coaching et de tutorat dans les sites appuyés selon les besoins identifiés et le planning élaboré.

- Diapositives de formation

- Procédures opérationnelles standardisées

- Aides visuelles

- Fiches de supervision
- Grille d’observation/d’évaluation des compétences

- Logbook du mentoré

3. Assurer la collecte hebdomadaire des données relatives aux indicateurs clés

- Compiler les données figurant dans les registres sur les fiches de pointage

- Rapporter les données requises au coordonnateur du site, au coordonnateur de la zone de santé et au chargé de suivi et évaluation de la zone de santé.

- Fiches de pointage

- Fichier de rapportage hebdomadaire

4. Travailler en étroite collaboration avec les coordinateurs de zone de santé et les chargées de suivi et évaluation pour élaborer et analyser les tableaux de bord des performances mensuelles des structures de soins sous sa supervision

- Travailler en étroite collaboration avec le coordonnateur du site/le coordonnateur de la zone de santé, pour identifier les besoins des sites en données additionnelles et exprimer ces besoins auprès du charge de suivi et évaluation

- Passer en revue les tableaux de bord spécifiques aux structures de soins pour identifier les problèmes de performance et préparer les réunions mensuelles de revue des performances des sites « prioritaires »

- Participer aux réunions mensuelles/trimestrielles d’amélioration de la qualité dans les sites « prioritaires ».

5. S’assurer que les structures sous sa supervision bénéficient d’au moins 2 DQA par an et participer aux activités de DQA et DQI dans les structures des soins sous sa supervision

- Planifier les activités de DQA et DQI des structures sous sa supervision avec le chargé de suivi et évaluation affecté à la zone de santé

- Participer aux activités de DQA et DQI conduites par le chargé de suivi et évaluation affecté à la zone de santé

- Faire le suivi de la mise en oeuvre des plans d’amélioration élaborés suites aux DQA/DQI

- Outil de planification mensuelle des interventions des structures de soins

- Application (fichier Excel) pour l’évaluation de la qualité des données

- Outils d’amélioration continue de la qualité des données.

6. Participer à l’élaboration des rapports mensuels d’activités et à la réunion de validation interne des structures de soins « prioritaires »

- Travailler avec les responsables des différentes interventions de prévention et de prise en charge du VIH pour la compilation des informations provenant des outils de collecte d’information des différentes portes d’entrée

- Superviser le remplissage du canevas de rapportage mensuel des activités

- Vérifier la conformité, la cohérence et les tendances des données en vue de la préparation des réunions mensuelle de validation des données

- Elaborer en collaboration avec le Coordinateur de Zone, un résumé succinct des principaux constats et tendance et des raisons des problèmes de performance en vue de la préparation des réunions mensuelle de validation des données
- Organiser les réunions de validation internes de données.

- Grille d’analyse des données rapportées dans le canevas unique

- Formulaire permettant de synthétiser les principaux constats des rapports mensuels d’activités

7. Superviser les encodeurs de données des structures de soins sous sa supervision et veiller à la qualité des données encodées

- Trianguler les données rapportées avec celles figurant dans les outils de collecte de l’information

- Comparer les données exportées des bases de données individuelles avec les données rapportées dans le canevas unique

- S’assurer de la bonne gestion/maintenance des bases de données individuelles (identifier et retirer toutes les données dupliquées, inexactes et incomplètes)

- Identifier les besoins des encodeurs en renforcement des capacités

- Renforcer les capacités des encodeurs par la formation et le coaching

- S’assurer du dépannage, la sauvegarde, la sécurisation et l’entretien des bases de données.

- Applications pour l’évaluation de la qualité des données encodées

8. Appuyer les collectes actives des données dans les structures de soins sous sa supervision

- Passer en revue les outils sources pour collecter les informations requises

- Utiliser les applications fournies pour rapporter les données requises.

- Applications pour la collecte des données

9. Participer aux réunions mensuelles de validation des données

- S’assurer de la disponibilité des rapports d’activités, du résumé des principaux constats, et des outils sources

- S’assurer de la présence des prestataires/points focaux

- Participer aux réunions de validation des données.