Procurement Manager
1 PROCUREMENT MANAGER
Basé(e) à Goma
Nous sommes Save the Children. Nous travaillons dans plus de 120 pays. Nous sauvons la vie des enfants, nous nous battons pour leurs droits, nous les aidons à réaliser leur potentiel.
Save the Children International est une Organisation Non-Gouvernementale (ONG) Leader dans le domaine de la protection et défense des droits de l’enfant. Nous travaillons avec nos partenaires, pour insuffler des avancées dans la façon dont le monde traite les enfants et parvenir à un changement immédiat et durable dans leur vie. Nos Valeurs sont : REDEVABILITE – AMBITION – COLLABORATION – CREATIVITE – INTEGRITE.
Save the Children en RDC
Save the Children a commencé à travailler dans la République démocratique du Congo en 1994, lorsque le conflit a commencé dans l'est du pays. La République démocratique du Congo est reconnue pour être l'un des pays dans lesquelles les enfants sont soumis à de plus grande atrocités. L’accès aux services essentiels est très limité et les enfants sont soumis à l'exploitation généralisée et d'abus, y compris le recrutement dans des groupes armés, le travail forcé, les abus sexuels et l'abandon.
Dans le cadre de ses activités en République Démocratique du Congo, Save the Children International, cherche à recruter 1 Procurement Manager qui sera basé(e) à Goma.
LE POSTE
Le/la détenteur/trice de ce poste aidera le Head of Supply Chain à apporter un leadership et gestion du département de la Chaine d’approvisionnement à l’échelle du pays ainsi qu’au niveau des différents bureaux terrains.
L'objectif de ce poste est d’aider le Head of Supply Chain dans le développement et la mise en œuvre de la stratégie d’chat nationaux et international afin de garantir la réalisation des résultats, identifier les risques potentiels, anticiper les actions pour les mitiger et assurer la conformité de tous les aspects en lien avec la chaine d’approvisionnement.
Le/la titulaire de ce poste participera à la coordination et à la collaboration interne/externe, afin d'assurer une approche qualité/prix dans l'ensemble des fonctions de logistique et l’opération, y compris la fourniture de conseils techniques à diverses fonctions (par exemple, les achats, le renforcement des capacités, et la conformité). Une partie essentielle de ce rôle consiste à assurer la conformité et fournir des conseils stratégiques et en temps réel à l'équipe de direction. Il jouera un rôle essentiel en aidant le HoSC à garantir les politiques et procédures de la Logistique au niveau national et international et à identifier les changements de politiques nécessaires.Le responsable des achats sera chargé(e) de l'achat et de la livraison des commandes locales et internationales demandées par les programmes et les départements de SC-DRC, conformément au manuel de logistique du pays.
Plus précisément, il/elle sera chargé(e) de veiller à ce que les biens et les services soient achetés et livrés en temps voulu et de manière rentable, conformément aux politiques de Save the Children et des donateurs en matière d'achats.
En cas d'urgence humanitaire majeure, le/la titulaire de ce poste devra travailler en dehors de la description normale du poste et être en mesure de modifier ses horaires de travail en conséquence.
ROLES ET RESPONSABILITES
- Répondre aux exigences des programmes de Save the Children et de leurs donateurs en offrant un service à la clientèle de premier ordre et en travaillant en collaboration ;
- Améliorer les résultats pour les enfants en mettant en œuvre la stratégie du programme mondial de Save the Children, les initiatives mondiales et les objectifs de croissance ;
- Garantir un système d'approvisionnement solide - adapté à l'avenir et exploitant l'engagement extraordinaire, la diversité, le talent et l'engagement de notre personnel ;
- Soutenir un environnement d'apprentissage, de croissance et de développement continus au sein de l'équipe et être tenu responsable de ses engagements ;
- Veiller à ce que l'organisation reste centrée sur les droits et les besoins des enfants pendant une période de transition et d'orientation internes ;
- Développer et maintenir de bonnes relations avec les programmes et les départements de Save the Children ;
- Etre Responsable de la performance (KPI) et des initiatives pour améliorer la livraison ;
- Assurer que les achats de biens et services sont effectués conformément aux délais fixés et convenus avec les demandeurs du programme et les systèmes, politiques et procédures de SCI ;
- Structurer l'équipe approvisionnement conformément aux exigences du modèle opérationnel au besoin ;
- S’assurer de l’effectivité et de l’efficacité de la ségrégation des taches au sein de l’équipe procurement, et conduite d'appels d'offres complexes/de grande valeur, stratégie et planification des approvisionnements ;
- Gérer les communications avec l’équipe de support de la région en collaboration avec le Head of Supply Chain ;
- Aider dans la bonne utilisation de Source To Pay (S2P) dans sa mise en œuvre ;
- Vérifier les termes des contrats d’achat (biens et services) avant soumission pour validation ;
- Consolider et suivre les plans d’approvisionnement et le sourcing pipeline, suivi d’une analyse ;
- Gérer toute question liée au vetting des fournisseurs la mise à jour du SharePoint dédié ;
- Partager le procurement tracker version finale de la semaine avec les bureaux programme.
Réaliser des services de chaîne d'approvisionnement
- Gérer l'ensemble des achats locaux et assurer la coordination avec la région pour tous les achats internationaux, conformément aux exigences du programme, au manuel de logistique du pays, aux politiques d'achat du SCI, aux processus et aux normes de qualité ;
- Veiller à ce que les programmes soient tenus au courant de l'état des commandes, à ce que les marchandises soient conformes aux spécifications et à ce que les délais soient respectés ;
- S'assurer que toutes les commandes sont traitées en temps voulu, qu'elles sont suivies dans les aperçus et que toute la documentation pertinente est classée de manière appropriée et que les bases de données sont à jour ;
- Rechercher de nouveaux produits à la demande des programmes et travailler avec les programmes de Save the Children et les conseillers techniques des départements pour identifier les normes de qualité nécessaires ;Soutenir les révisions périodiques du catalogue de produits standard de Save the Children dans le pays en collaboration avec les parties concernées au sein des programmes et des départements de SC-DRC ;
- Soutenir le chef de la chaîne d'approvisionnement du SC-DRC dans le développement de contrats globaux et soutenir la connaissance et l'accessibilité des contrats globaux par les programmes et départements de Save the Children.
Assurer des économies significatives pour l'organisation, les donateurs et les bénéficiaires
- Veiller à ce que le "meilleur rapport qualité-prix" soit obtenu grâce à une procédure de passation de marchés concurrentielle et transparente tenant compte de la qualité, de la disponibilité, des délais et des coûts de transport et de stockage ;Donner des conseils sur les meilleures sources d'approvisionnement et les options de fret,
- Veiller au respect des politiques du SCI et des règles et lignes directrices des donateurs ;
- Veiller à ce que tous les contrôles de diligence raisonnable et les évaluations des risques soient effectués conformément à la politique de l'organisation ;
- Produire des rapports d'information sur la gestion sur une base mensuelle et trimestrielle, y compris une analyse des données et des recommandations sur l'amélioration de l'efficacité des services d'approvisionnement ;
- Soutenir les initiatives visant à améliorer les achats au sein de Save the Children, notamment en ce qui concerne la préparation aux situations d'urgence, l'approvisionnement médical et l'examen des processus ;
- Assurer une gestion professionnelle de tous les fournisseurs, notamment en entretenant de bonnes relations avec eux et en évaluant leurs performances par rapport à des indicateurs de performance clés et à des accords-cadres, en mettant régulièrement à jour ces informations dans une base de données mondiale des fournisseurs ;
- Sensibiliser les fournisseurs aux valeurs de Save the Children et à la nécessité de s'y conformer dans le cadre des accords.
Soutenir le processus de gestion du changement dans le cadre de la mission en RDC
Donner l'exemple et soutenir le développement d'une culture organisationnelle à double mandat qui reflète nos valeurs, promeut la responsabilité et la haute performance et libère notre personnel pour qu'il obtienne des résultats exceptionnels pour les enfants et un excellent service à la clientèle pour nos membres et nos donateurs ;
Soutenir la création de programmes d'apprentissage et de développement pour renforcer les capacités du personnel logistique impliqué dans les achats à tous les niveaux.
Coordination et Relations externes
Collaborer avec d’autres domaines thématiques de SC et/ou d’autres I/ONG et favoriser les synergies avec les autres programmes autour de la gestion de cas et coordonner les échanges avec les autres acteurs clés en RDC et dans les zones de mise en œuvre ;
Politique de défense d’Enfant (PDE)
- Signaler toutes les allégations et les cas de PDE en conformément aux procédures locales ;
- Alerter toute suspicion de cas de PDE en conformité avec la politique de signalement ;
- Sur Instruction du Directeur-Pays, participer aux investigations sur les allégations et cas de PDE ;
- Signaler aux Point Focaux PDE (PF PDE) les cas de partenaires et autres parties prenantes de la mise en œuvre des programmes de SCI – RDC, y compris les travailleurs temporaires et les agents de collecte des données qui seraient non-formes sur la PDE et contribuer aux efforts de formation – Induction ;
- Contribuer aux identifications et analyse des risques PDE (initiaux et émergents) dans le cadre de leurs secteurs (Education, Protection, Sante, / Nutrition, WASH) et domaines (Contrôle, Finances, Logistique, Sécurité, …..) de travail respectifs ;
- Sur Instruction du Directeur-pays, collaborer à la mise en œuvre des activités de la PDE a l’instar de la sensibilisation, des inductions et des formations ainsi que la participation les investigations sur les allégations et cas de PDE ;
- S’assurer que les normes et les procédures des politiques Défense d’enfant et Withle Blowing soient incluses dans les accords de tous les fournisseurs et fournisseurs de services ;
- En collaboration avec la CPTO et les PF PDE, assurer que tous les employés des Entreprises sous Contrat de autres Fournisseurs de Service, y compris les chauffeurs des véhicules de location, sont induits sur la PDE, la Fiche de Consentement et le Fiche d’Engagement signées, sur la PDE and le début de la mise en œuvre de leurs Contrats et / ou de la prestation de services
- Assurer la liaison avec le PF National de la PDE pour s'assurer que l'équipement et le matériel commandés, y compris les ouvrages, dépliants et revues ne comportent aucun risque PDE et cela avant leur distribution aux utilisateurs.
EXPERIENCE ET QUALIFICATION
- Avoir un diplôme supérieur (Maitrise ou Master) en statistique, approvisionnement ou dans un autre domaine connexe ;
- Expérience avérée et significative en matière de gestion des achats et des contrats au niveau international, y compris une capacité à examiner les demandes et les tendances en matière d'achats, et à élaborer des stratégies pour combler les lacunes identifiées ;
- Expérience de terrain dans le domaine de la logistique pour les ONG International dans le cadre de programmes internationaux de développement et d'urgence, en particulier une expérience ancienne ou actuelle de travail en RDC ;
- Connaissance des principaux bailleurs de fonds institutionnels et de leurs exigences en matière de logistique et d'approvisionnement ;
- Compétences interpersonnelles et de communication très développées, notamment en matière d'influence, de négociation et de coaching ;
- Expérience de la résolution de problèmes complexes par l'analyse, la définition d'une marche à suivre claire et l'assurance de l'adhésion ;
- Engagement envers les valeurs de Save the Children ;
- Capacité et volonté de modifier les pratiques et les horaires de travail en cas d'urgence majeure, y compris en se déplaçant avec un préavis court et pour des périodes prolongées ;
- Une connaissance parfaite du français est exigée ;
- Une bonne connaissance de l’anglais est requise
- Très organisé et doté de bonnes compétences administratives pour la gestion des commandes et des informations, capable de mettre au point des systèmes de classement et des bases de données afin de garantir une piste d'audit ;
- Un niveau élevé de connaissances informatiques (Word, Excel, PPT, etc.).
Comment postuler ?
Envoyer votre dossier de candidature (Lettre de motivation,Copie de diplôme, Diverses Attestations de services rendus, CV avec 3 personnes de référence, une attestation de résidence et une copie de carte de demandeur d’emploi), adressé au Directeur des Ressources Humaines et Administration au plus tard le 28 Avril 2023 à 17h00 avec en objet la mention « Procurement Manager » à l’adresse électronique : Drc.Recruitment@savethechildren.org
Nous protégeons les enfants pour que le processus de sélection, qui comprend des vérifications rigoureuses des antécédents, reflètent notre engagement à protéger les enfants contre les abus.
SAVE THE CHILDREN ENCOURAGE FORTEMENT LES CANDIDATURES FEMININES.
