Goma (Nord-Kivu)

PSI

Subaward/Grants Senior Manager, DRC

Based in: Goma, Democratic Republic of Congo (DRC)
Reports to the Finance & Admin Director

Who we are.

PSI is a network of locally rooted, globally connected organizations working to achieve consumer-powered healthcare — people-centered health systems that ensure quality, affordable care wherever and whenever it is needed. Our origins in sexual and reproductive health have grown into a broader mission. Today, we work with the public and private sectors as well as local communities, prioritizing people’s voice and choice and developing solutions to meet their essential health needs. Over the past five decades, we have helped push boundaries, break taboos, set trends, and develop innovative solutions to complex global health challenges.

Join us!

PSI seeks a Subaward/Grants Senior Manager to join our team for the USAID-funded DRC Rural and Peri-Urban Sanitation Activity. The Activity will implement high impact interventions that strengthen sanitation markets to increase sustained access to and use of basic sanitation services. The Activity will also build sanitation markets through interventions in the areas of sector governance, demand creation, finance, and supply side strengthening. Finally, the Activity will prioritize local capacity building, including a transition of implementation responsibilities to local entities. This ambitious project seeks equally ambitious staff who bring creativity, energy, and an entrepreneurial spirit to their work.
The Subaward/Grants Senior Manager will be responsible for the overall management and monitoring of PSI DRC’s subaward portfolio, including ensuring financial, programmatic, and operational compliance of subawardees. The Subaward/Grants Senior Manager will design and implement a proactive, rigorous, risk-based, and effective subawardee monitoring system and approach, and provide guidance and mentoring to build subrecipient's capacity.

Your contributions

• Oversee all subaward management and monitoring activities throughout each phase of the subaward life cycle.
• Oversee the completion of PSI’s required subaward management tools including monitoring plans, site visit reports, financial report review checklists, invoice testing forms, management letters, site visit reports, pre-closeout letters, closeout checklists, and closeout amendments.
• Support DCOP and COP in actively managing and monitoring subawardees to ensure the quality of reporting is maintained and contract deliverables are met in a timely manner.
• Lead and coordinate on supporting capacity building activities and provide technical assistance to subrecipients to ensure operational excellence. Support and facilitate the eventual transition of implementation responsibilities to local entities.
• Support development of subaward management trainings for PSI DRC finance, operations, and program staff on the use of subaward management tools.
• Lead the monitoring of subawardee activities and their expenditures against budgets, ceilings, and obligated amounts, and review and approve budget realignments and obligation increases. Liaise with Global Services departments, including the Global Operations Program Management Team, to confirm reconciliation of subrecipient actual expenditures compared with advance payments and clearing of cash balances.
• Oversee reporting processes, ensuring that costs incurred are in line with the progress on delivery and implementation, and budget variances explanations are provided.
• Ensure complete and up to date records for subawardees ensuring easy access to required supporting documentation for authorized staff in a secure and centralized location.
• Conduct regular subaward site visits to verify adherence to subagreement terms and gauge internal control systems to obtain confidence in the reports submitted to PSI.
• Prepare responses to audit requests and specific reporting requirements for subawards.
• Oversee subaward closeout in accordance with PSI global policies and procedures.

What are we looking for?

• Master’s degree in finance, Nonprofit Management, Business, or a related field of study, preferred.
• At least 8-10 years of progressive professional experience in Subaward/Grants Management in similar sized organizations.
• Good understanding of USAID projects and sub-granting requirements and best practices.
• Demonstrated knowledge of the subaward life cycle, including selection, assessment, monitoring, capacity building, and close-out.
• Attention to detail and problem-solving capacity.
• Proficiency in MS Excel and other MS Office products.
• Fluency in English and French.
• Good personal organizational skills including the ability to meet deadlines and work well under pressure.
• Leadership skills.
• Strong performance management skills.
• Superb written and verbal communication skills.
• Must have work authorization for DRC; PSI will not sponsor work permits.

STATUS

• Full time

The candidate we hire will embody PSI’s corporate values:

Measurement: You use hard evidence to make decisions and guide your work. You set clear goalposts in advance and explain clearly if you need to move them.

Pragmatism: You’ll strive to deliver the best possible result with the resources available. You won’t be paralyzed by a need to make things perfect.

Honesty: You own your mistakes and are open about your shortcomings – it’s the only way you’ll learn and improve.

Collaboration: You’ll quickly establish a mental map of whom you can rely on for what, on your team, at headquarters, and in our country offices – if you try to do it all yourself, you won’t succeed.

Trust: You accept limits to your sphere of control and give colleagues the benefit of the doubt.

Commitment:  You are in it for the long-haul and want to grow with the organization, just like PSI serves its consumers and partners with host-country governments through thick and thin.

References will be required. The successful candidate will be required to pass a background check.

PSI is an Equal Opportunity Employer and encourages applications from qualified individuals regardless of actual or perceived race, religion, color, sex, age, national origin, disability, sexual orientation, marital status, personal appearance, matriculation, political affiliation, family status or responsibilities, gender identity or expression, pregnancy, childbirth, related medical conditions or breastfeeding, genetic information, amnesty, veteran, special disabled veteran or uniform service member status or employment status.

Interested applicants should submit a letter of interest and current Curriculum Vitae via email at psidrchr@psi.org  by April 19, 2024 with the subject: DRC Subaward/Grants Senior Manager.

------ VERSION FRANCAISE

Gestionnaire principal des subventions, RDC

Basé à : Goma, République Démocratique du Congo (RDC)
Relève du Directeur Administratif et Financier

Qui nous sommes

PSI est un réseau d’organisations locales et connectées à l’échelle mondiale qui œuvrent pour des soins de santé axés sur le consommateur – des systèmes de santé centrés sur la personne qui garantissent des soins de qualité et abordables partout et à tout moment. Nos origines en matière de santé sexuelle et reproductive se sont transformées en une mission plus large. Aujourd'hui, nous travaillons avec les secteurs public et privé ainsi qu'avec les communautés locales, en donnant la priorité à la voix et aux choix des citoyens et en développant des solutions pour répondre à leurs besoins essentiels en matière de santé. Au cours des cinq dernières décennies, nous avons contribué à repousser les limites, à briser les tabous, à définir des tendances et à développer des solutions innovantes pour relever des défis complexes en matière de santé mondiale.

Rejoignez-nous !

PSI recherche un Gestionnaire principal des subventions pour rejoindre notre équipe pour l'activité d'assainissement rural et périurbain en RDC financée par l'USAID. L’activité mettra en œuvre des interventions à fort impact qui renforcent les marchés de l’assainissement afin d’accroître l’accès et l’utilisation durables des services d’assainissement de base. L'activité renforcera également les marchés de l'assainissement grâce à des interventions dans les domaines de la gouvernance sectorielle, de la création de la demande, du financement et du renforcement de l'offre. Enfin, l'activité donnera la priorité au renforcement des capacités locales, y compris un transfert des responsabilités de mise en œuvre vers les entités locales. Ce projet ambitieux recherche du personnel tout aussi ambitieux qui apporte créativité, énergie et esprit d'entreprise à son travail.
Le Gestionnaire principal des subventions sera responsable de la gestion et du suivi global du portefeuille de sous- récipiendaires de PSI RDC, notamment en garantissant la conformité financière, programmatique et opérationnelle des sous- récipiendaires. Le Gestionnaire principal des subventions des sous-récipiendaires concevra et mettra en œuvre un système et une approche proactifs, rigoureux, basés sur les risques et efficaces, et fournira des conseils et un mentorat pour renforcer les capacités des sous-bénéficiaires.

Votre contribution

• Superviser toutes les activités de gestion et de suivi des sous-récipiendaires tout au long de chaque phase du cycle de vie des sous-subventions.
• Superviser l'achèvement des outils de gestion des sous-récipiendaires requis par PSI, y compris les plans de surveillance, les rapports de visite sur site, les listes de contrôle d'examen des rapports financiers, les formulaires de test des factures, les lettres de gestion, les rapports de visite sur site, les lettres préalables à la clôture, les listes de contrôle de clôture et les modifications de clôture.
• Soutenir les responsables du projet dans la gestion et le suivi actifs des s sous-récipiendaires pour garantir que la qualité des rapports est maintenue et que les livrables du contrat sont respectés en temps opportun.
• Diriger et coordonner les activités de renforcement des capacités et fournir une assistance technique aux sous-récipiendaires pour garantir l'excellence opérationnelle.
• Soutenir et faciliter la transition éventuelle des responsabilités de mise en œuvre vers les entités locales.
• Soutenir le développement de formations en gestion de sous-récipiendaires pour le personnel des finances, des opérations et des programmes de PSI RDC sur l'utilisation des outils de gestion des sous-subventions.
• Diriger le suivi des activités des sous-récipiendaires et de leurs dépenses par rapport aux budgets, aux plafonds et aux montants engagés, et examiner et approuver les réalignements budgétaires et les augmentations des obligations. Assurer la liaison avec les départements des services globaux, y compris l'équipe de gestion du programme des opérations globales, pour confirmer le rapprochement des dépenses réelles des sous-récipiendaires par rapport aux paiements anticipés et à l'apurement des soldes de trésorerie.
• Superviser les processus de reporting, en veillant à ce que les coûts engagés soient conformes aux progrès de la livraison et de la mise en œuvre, et que des explications sur les écarts budgétaires soient fournies.
• Garantir des dossiers complets et à jour pour les sous-récipiendaires, en garantissant un accès facile aux pièces justificatives requises pour le personnel autorisé dans un endroit sécurisé et centralisé.
• Effectuer des visites régulières sur les sites des sous-récipiendaires pour vérifier le respect des termes des sous-accords et évaluer les systèmes de contrôle interne afin d'obtenir la confiance dans les rapports soumis à PSI.
• Préparer les réponses aux demandes d'audit et aux exigences spécifiques en matière de rapports pour les sous-récipiendaires.
• Superviser la clôture des sous-subventions conformément aux politiques et procédures mondiales de PSI.

Que cherchons-nous?

• Maîtrise en finance, gestion des ONG, commerce ou dans un domaine d'études connexe, de préférence.
• Au moins 8 à 10 ans d'expérience professionnelle progressive dans la gestion des sous-subventions dans des organisations de taille similaire.
• Bonne compréhension des projets de l'USAID, des exigences et des meilleures pratiques en matière de subventions secondaires.
• Connaissance démontrée du cycle de vie des sous-subventions, y compris la sélection, l'évaluation, le suivi, le renforcement des capacités et la clôture.
• Souci du détail et capacité de résolution de problèmes.
• Maîtrise de MS Excel et d'autres produits MS Office.
• Maîtrise de l'anglais et du français.
• Bonnes compétences organisationnelles personnelles, y compris la capacité de respecter les délais et de bien travailler sous pression.
• Compétences en leadership.
• Solides compétences en gestion des performances.
• Superbes compétences en communication écrite et verbale.
• Doit avoir une autorisation de travail pour la RDC ; PSI ne sponsorisera pas les permis de travail.

STATUT

• À temps plein

Le candidat que nous embauchons incarnera les valeurs d’entreprise du PSI :

La mesure : Vous utilisez des preuves concrètes pour prendre des décisions et guider votre travail. Vous fixez des objectifs clairs à l’avance et expliquez clairement si vous devez les déplacer.

Pragmatisme : vous vous efforcerez de fournir le meilleur résultat possible avec les ressources disponibles. Vous ne serez pas paralysé par le besoin de rendre les choses parfaites.

Honnêteté : Vous êtes propriétaire de vos erreurs et êtes ouvert sur vos lacunes – c'est la seule façon d'apprendre et de vous améliorer.

Collaboration : Vous établirez rapidement une carte mentale sur qui vous pouvez compter pour quoi, dans votre équipe, au siège et dans nos bureaux nationaux – si vous essayez de tout faire vous-même, vous n'y arriverez pas.

Confiance : Vous acceptez les limites de votre sphère de contrôle et accordez à vos collègues le bénéfice du doute.

Engagement :  Vous êtes là pour le long terme et souhaitez évoluer avec l'organisation, tout comme

PSI sert ses consommateurs et ses partenaires avec les gouvernements des pays hôtes contre vents et marées.

Des références seront requises. Le candidat retenu devra passer une vérification de ses antécédents.

PSI est un employeur garantissant l'égalité des chances et encourage les candidatures de personnes qualifiées, quels que soient leur race, leur religion, leur couleur, leur sexe, leur âge, leur origine nationale, leur handicap, leur orientation sexuelle, leur état civil, leur apparence personnelle, leur inscription, leur affiliation politique, leur situation familiale ou leurs responsabilités. , identité ou expression de genre, grossesse, accouchement, conditions médicales connexes ou allaitement, informations génétiques, amnistie, ancien combattant, ancien combattant handicapé spécial ou statut de militaire en uniforme ou statut d'emploi.

Les candidats intéressés doivent soumettre une lettre de motivation et un curriculum vitae actuel par courrier électronique à psidrchr@psi.org avant le 19 avril 2024 avec pour sujet : Gestionnaire principal des subventions, RDC.