Kinshasa ()

SANRU

AVIS A MANIFESTATION D’INTERET

Sélection d’un Consultant (Firme) chargé de l’appui au processus de numérisation par une solution entreprise devant faciliter l’automatisation, l’intégration des processus, la communication, la connectivité en interne mais aussi l’intégration avec les partenaires externes

Source financement : Fonds Mondial (NMF3)
Référence : AMI N°013/SANRU/FM/NMF3/2021
Date de publication : 15 décembre 2021
Date de clôture : reportée au 27 janvier 2022 avant 11h

A L’ATTENTION DES CANDIDATS (FIRMES) SOUMISSIONNAIRES

1. CONTEXTE ET JUSTIFICATION

Le Gouvernement de la République démocratique du Congo (RDC) a obtenu un financement du Fonds mondial dans le cadre du nouveau modèle de financement (NMF3). SANRU ASBL a été désigné comme principal récipiendaire (PR) pour la mise en œuvre d'une partie des activités de lutte contre le paludisme et la COVID-19 dont :

• Approvisionnement des populations (campagnes de masse) et des structures de santé en Moustiquaires imprégnées d'insecticide longue durée (MILD) ;
• L'approvisionnement des formations sanitaires en médicaments et test pour lutter contre le paludisme ;
• L'approvisionnement des formations sanitaires (+7,000) et des sites des soins communautaires (+5,000) en équipements de protection Individuels pour lutter contre la COVID-19 ;
• L'acquisition de divers produits non médicaux (matériel roulant, informatique…)
• L’appui aux activités de communication des risques et d’engagement communautaire
• Le soutien aux autorités et structures du ministère de la Santé pour fournir des services de qualité contre le paludisme et la COVID-19

SANRU a son siège à Kinshasa et est représenté dans 23 sur 25 provinces de la RDC dont 16 provinces de la RDC pour les activités soutenues par le Fonds mondial à travers les Antennes SANRU. Ces 16 bureaux provinciaux supervisent la mise en œuvre des activités du Fonds mondial et supervisent le travail de 16 sous-récipiendaires de subventions pour les activités de routine et ils appuient également 18 Central de Distribution Régionales des médicaments (CDR). Pour les campagnes de masse, SANRU soutient directement, en collaboration avec la CAGF, la mise en œuvre des distributions des MILD dans certaines provinces et dans d’autres elle utilise le sous-récipiendaire IMA qui met en œuvre les campagnes planifiées. Au total 23 provinces sont couvertes par les campagnes de distributions des masses des MILD de manière cyclique. 

Depuis 2020, à la complexité habituelle de la mise ne œuvre de ces activités de routine et de masses dans le contexte déjà difficile de la RDC s’est ajoutée, une autre complexité liée à la survenue de la  COVID-19 qui au-delà de la question urgente de la santé des travailleurs et de leurs familles a entrainé des conséquences sur les conditions de travail (restrictions de contacts, restriction des voyages, , télétravail et d’autres contraintes majeures) ainsi que sur les stratégies d’interventions qui doivent s’adapter aux exigences de protection des prestataires et des bénéficiaires des services ( stratégies porte à porte, multiplication des sessions de formations….). Ces changements des conditions de travail et des stratégies programmatiques ont nécessité des ressources additionnelles pour assurer la continuité des services de lutte contre le paludisme tout en faisant face aux défis engendrés par la COVID-19.

Pour assurer la continuité de service et mener à bien toutes ces activités durant toute la subvention NMF3 (2021-2023), SANRU est appelée à réaliser de manière efficace et efficiente des opérations complexes et multiples et par conséquent à gérer d’importantes ressources matérielles, financières et humaines aussi bien au niveau du la RDC qu’en dehors du pays.  Tous ces changements exigent des ajustements rapides et un accroissement considérable de la structure de l’organisation, ce qui entraine un stress et un travail en « mode d'urgence ». En effet, l’exigence de maintenir le niveau de performance souhaité en temps de COVID-19 contraint SANRU à trouver d'urgence de nouvelles façons d'opérer pour répondre à une multitude de priorités et de défis systémiques inédits : impératifs de poursuite d'activités critiques, risques de sécurité, brutale variations des volumes des opérations et des risques associées, nécessité de prises de décision en temps réel. 

C’est ainsi qu’anticipant sur les défis à venir, le FM avait convenu avec SANRU de mettre en place une feuille de route de renforcement de capacité de SANRU. Pour sa part, SANRU avait déjà, en début 2020, initié la démarche visant à repenser son modèle opérationnel en intégrant l’Approche Processus dans son mode de management. Une revue et une analyse approfondies de tous les processus clés de SANRU ont été réalisées d’abord en interne puis complétés par la suite avec l’accompagnement de KAIZEN Institute grâce à l’appui technique et financier du FM (Equipe pays). De ce travail, une cartographie des processus avec de KPIs a été réalisée. Il est question pour la suite d’affiner cette modélisation et surtout de déterminer et mettre en place la démarche de transformation digitale la mieux appropriée aux besoins de stratégiques et opérationnels de SANRU pour soutenir ces processus clés ainsi qu’aux besoins des parties prenantes. 

C’est ainsi que pour combler ce gap, SANRU se propose, dans un proche avenir, se doter d’une solution entreprise lui permettant d’intégrer en temps réel ses différentes fonctions et processus et permettant aux utilisateurs d’avoir un langage commun et une vue d’ensemble des processus. Il est donc attendu de cette solution de faciliter l’automatisation, l’intégration des processus, la communication, la connectivité en interne mais aussi l’intégration avec les partenaires externes.

II. OBJECTIFS DE L’ENQUETE

L’objectif principal de cette mission est de renforcer la capacité effective de SANRU à produire et utiliser intelligemment l’information pour l’optimisation de ses processus clés et de son fonctionnement général. Pour y arriver, la mission consistera à mettre en place pour SANRU une architecture informationnelle adéquate et efficace adaptée à ses objectifs de performance et aux besoins des parties prenantes.

Ce processus d’optimisation du système d’information de SANRU va permettre à l’équipe de la Direction, aux Managers des programmes de piloter les processus et aux équipes des différents sites d’accéder en temps réel aux informations, d’analyser les performances, d’anticiper des évolutions et de prendre des décisions sur la base des informations particulièrement actualisées et fiables disponibles.

III. RESULTATS ATTENDUS 

Bien mis en place et utilisé efficacement, ce système d’information optimisé, devra à terme permettre à SANRU d’obtenir les résultats suivants :

• Une meilleure vue d’ensemble (3600) et intégrée de tous les processus de l’organisation grâce à :

* L’optimisation de l’interopérabilité et de l’accessibilité de l’ensemble du système d’information permettant de regrouper, d’intégrer et de consolider les informations nécessaires à la prise de décision ;
* La mise en réseau efficace de différents services, projets, individus, partenaires (SR, structures de MSP…) et bureaux géographiquement séparés pour favoriser le travail collaboratif et éliminer les « silo » grâce à une meilleure circulation de l’information ;

• L’optimisation de la performance grâce à l’amélioration des processus opérationnels pour gagner en productivité. Les activités sont réalisées de manière plus efficiente avec un gain considérable de temps dans la réalisation des processus clé ;
• La redevabilité et la transparence accrues grâce à l’amélioration du partage rapide d’informations avec toutes les parties prenantes y compris la communauté
• Une meilleure gestion des connaissances et par conséquent une meilleure capitalisation des compétences
• L’Optimisation de la sécurité du système d’information
• Une transformation digitale intégrant la dématérialisation des processus (documents administratifs et métiers), avec l’approche 0 papier
• Une meilleur gestion et cycles de vie des documents numériques
• Support au choix d'outils ou de services à mettre en œuvre lors du passage au numérique
• Un meilleur environnement où le reportage de données va de la plus petite entité de gestion jusqu’à la direction ;
• D’avoir une banque de données propre à Sanru retraçant de l’historisation, l’exploitation et l’administration des données en temps réel.

IV. DUREE DE LA MISSION

Le Consultant (Firme) sélectionné effectuera la mission sur une période de 90 jours ouvrables.

V. PROFIL DU CONSULTANT (FIRME)

Le Consultant (Firme) désirant manifester son intérêt doit remplir les critères suivants :

1. Des connaissances et Expériences techniques

Le consultant principal de la mission doit comprendre et maîtriser le langage de tous les corps de métiers avec lesquels il est amené à travailler.
Pour cela, il doit avoir :

• Un minimum de 10 années d’expérience en analyse d’affaires d’entreprises, de transformation numérique et/ou commerce électronique ;
• Assumé une fonction managériale au sein d’une division des systèmes d’information (DSI) ;
• Des compétences dans le domaine de sécurité informatique ;
• La maîtrise de l'intégration d'un ERP web et open source spécialisée dans la gestion des stocks serait un atout ;
• Des compétences solides dans les développement web full-stack, capable d'assurer :

* Le développement backend (partie serveur) avec NodeJs, Python (Django), ou Php (Symfony, Laravel), C#.net
* Le développement frontend (partie cliente) avec HTML, CSS, JavaScript ou avec les Framework ReactJS ou AngularJS
* La conception et la mise en œuvre de base de données MySQL ou PostgreSQl, Microsoft SQL Server, NO SQL.

• Expertises métiers et/ou technique ;
• Avoir une bonne maitrise ou prévoir la présence dans son équipe des spécialistes dotés d’expériences dans les domaines suivants :

* Gestion de stock ;
* Passation des marchés ;
* Gestion des projets ;
* Comptabilité ;
* Ressources humaines ;
* Suivi-évaluation projet.

• Une compréhension générale de la suite technologique influencée par la transformation digitale : gestion des commandes, gestion des produits gestion des clients/fournisseurs, automatisation marketing, gestion des ressources humaines, plateformes e-commerce, etc. et une expérience dans des contextes impliquant des solutions informatiques dans ces domaines ;
• Une expérience solide avec une diversité d’outils bureautiques et de gestion de projet ;
• Une expérience avec des outils de mesure de performance (Google Analytics, Adobe Analytics) et en recherche utilisateur (ex. : sondages, entrevues, etc.);
• La maîtrise de l’environnement client-serveur sous windows & Linux ;
• Etc.

2. Formation du consultant en transformation digitale

Le soumissionnaire doit être une firme dont l’Expert principal de la mission doit disposer d’une formation de niveau Bac +5 au minimum en ingénierie informatique ou tout autre domaine similaire.
Une certification en (ITIL, CISA, SCRUM, AGIL, Architect système…) est un atout.

Tout changement d’un ou plusieurs membres du personnel-clé doit être notifié au Bénéficiaire pour avis, en joignant à la demande le curriculum vitae du (des) remplaçant(s) pour évaluation.

VI. EVALUATION ET SELECTION DU CONSULTANT

Le Consultant (Firme) sera sélectionné par la méthode basée sur la qualification du Consultant (SFQC) conformément au Manuel des procédures de SANRU ASBL : l’évaluation des manifestations d’intérêt sera intimement liée à l’évaluation des propositions techniques attendues en même temps que les Manifestations d’intérêt. Le seuil d’admissibilité à l’évaluation financière est de 70% des points à l’évaluation technique. Le poids de la proposition technique est de 70% et celui de la proposition financière de 30%.

Les soumissionnaires non sélectionnés seront informés de la décision prise. Cette décision sera sans appel ni recours. SANRU ASBL retiendra dans ses archives les dossiers des soumissionnaires non adjudiqués et se réserve le droit de vérifier la validité des informations reprises dans la manifestation d’intérêt (avant l’attribution du marché), et à tout moment pendant l’exécution du contrat.

VII. CRITERES D’EVALUATION DES MANIFESTATIONS D’INTERET

VIII. DOSSIER DE MANIFESTATION D’INTERET

Le dossier de manifestation d’intérêt reprenant la référence du présent Avis est à déposer au bureau de SANRU dont l’adresse ci-dessous au plus tard le 27 janvier 2021 comprendra les éléments ci-après :

1. Une lettre de manifestation d’intérêt ;
2. Les preuves d’existence légale de la firme ;
3. Les CV du personnel-clé actualisés et dûment signés ;
4. Une proposition technique décrivant la méthodologie et le planning d’exécution de la mission
5. Une proposition financière en USD et couvrant tous les services demandés dans le cadre de la mission ; elle comprendra les éléments suivants :
• Nombre de jours ouvrés estimés et tarif journalier (délai de travail et coût journalier);
• Frais de voyage
• Toutes autres dépenses

Les dossiers seront déposés en format papier rédigés en français, au Siège SANRU ASBL, sis N° 149 A/B, Boulevard du 30 Juin, Kinshasa – Gombe, au plus tard le 27 janvier 2021 avant 11h.

SANRU ASBL
N° 149 A/B, Boulevard du 30 Juin
Kinshasa – Gombe, République Démocratique du Congo
Courriel : procurement@sanru.cd

Dr NGOMA MIEZI KINTAUDI, MPH, Ph.D
Directeur Exécutif