Assistant Administratif et Financier (H/F)
TITRE DU POSTE : Assistant Administratif et Financier (H/F)
Type de contrat : Contrat à Durée Déterminée
Durée du contrat : 1 an
Début du contrat : Le plus tôt possible
Lieu du poste : Kinshasa, RDC
A propos du National Democratic Institute (NDI)
Le NDI est un organisme non-partisan et non-gouvernemental à but non lucratif qui répond aux aspirations des peuples partout dans le monde, de vivre dans des sociétés démocratiques qui reconnaissent et promeuvent les droits humains. Depuis sa création en 1983, le NDI et ses partenaires locaux ont travaillé à l’appui et au renforcement des institutions et pratiques démocratiques par le renforcement des partis politiques, des organisations de la société civile et parlements, pour la sauvegarde des élections, la promotion de la participation des citoyens, ainsi que pour la transparence et la responsabilisation du secteur public.
Avec un staff diversifié et des bénévoles ayant des expériences pratiques en matière de politique, venant de plus de 100 pays, le NDI réunit et met en contact des individus et groupes afin de partager des idées, des connaissances, et des expériences pratiques et professionnelles. Ceci permet aux partenaires de connaître les meilleures pratiques dans le domaine du développement démocratique qui peuvent être adapté aux besoins de leurs pays. L’approche multinationale du NDI renforce le message selon lequel, malgré l’absence d’un modèle démocratique unique, il y a des principes de bases partagés par tous les systèmes démocratiques.
Le NDI est installé en RDC depuis 2001, et accompagne les principaux acteurs du processus démocratiques, notamment les partis politiques, les organisations de la société civile et les partenaires institutionnels.
Description du poste
L’Assistant administratif et financier sera chargé d’appuyer le département de l’Administration et finances du bureau du NDI basé à Kinshasa. Comme membre de l’équipe, la personne apportera son savoir-faire dans toutes les tâches se rapportant à la comptabilité, l’approvisionnement, les ressources humaines, la logistique et le soutien aux programmes. Pour les besoins de son programme en RDC, le NDI recrute un Assistant Administratif et financier.
Responsabilités
Sous la supervision directe du Gestionnaire d’Administration et des Finances et en collaboration étroite avec les membres de l'Équipe du bureau, l’Assistant Administratif et Financier aura pour responsabilités essentielles, les tâches suivantes :
- Collaborer dans toutes les tâches de comptabilité, y compris la gestion des flux de trésorerie, l’archivage des pièces comptables, les rapports de gestion financière et la variance et analyse des comptes.
- Assister le personnel non-financier dans le respect des normes du NDI et celles des partenaires financiers;
- Collaborer dans la tenue de la comptabilité du bureau en s’assurant que toutes les dépenses sont effectuées en conformité avec les règles et procédures financières du NDI et saisies dans le système « Quicken » ;
- Participer au suivi des subventions des partenaires de la société civile;
- Collaborer avec le staff du programme dans l’élaboration du budget des activités programmées, sur une base trimestrielle et mensuelle ;
- Aider dans la préparation des pièces d’entrées et de sorties de fonds des comptes bancaires, des chèques et des engagements de dépense ;
- Produire des informations financières chaque fois que cela est demandé ;
- Tenir les fiches de stocks de fournitures et de consommables de bureau et établir les bons d’achat ou de commandes pour les approvisionnements ;
- Tenir le fichier de l’inventaire des meubles et matériels du bureau et des domiciles des expatriés ;
- Veiller à la conformité des achats avec les règles de procédures du NDI ;
- Réceptionner les factures des prestataires et élaborer un tableau de bord pour le suivi des règlements de celles-ci, y compris la sécurité, téléphone, fax, internet, maintenance service eau et électricité, etc. ;
- Faire les réservations (Salles, Chambres d’hôtel, véhicules de mission, billets d’avion etc…), pour les activités et missions,
- Déterminer et payer les avances pour les missions de terrain ;
- Aider dans la préparation de la réconciliation mensuelle des comptes pour soumission au Directeur Résident et ensuite au siège NDI à Washington DC ; et
- Toutes autres tâches qui pourraient lui être demandées par le Directeur Résident et le Responsable de l’Administration et des finances.
Qualification requises
L’Assistant (e) Administratif et financier devra satisfaire aux qualifications / conditions suivantes :
- Etre titulaire d’une licence en gestion, d’un BTS en Comptabilité, ou diplôme équivalent ;
- Avoir une expérience professionnelle d’au moins 2 ans en tant qu’assistant comptable, comptable ou gestionnaire financier dans une Organisation Non Gouvernementale ou une entreprise légalement établie;
- Avoir géré des subventions pour des organisations de la société civile;
- Avoir une bonne maîtrise de la langue française ; une bonne connaissance de l’anglais est un atout ;
- Avoir une bonne maîtrise de l’outil informatique, des logiciels Word et Excel, et Quicken ou logiciel comptable similaire ;
- Excellentes compétences interpersonnelles et capacité de travailler efficacement avec des individus d’horizons divers ;
- Etre capable de travailler en équipe et sous pression ;
- Avoir la disponibilité et la discrétion.
Autres exigences
Le/la candidat (e) doit être de nationalité congolaise ou être titulaire d’un titre de séjour lui donnant droit à occuper un emploi salarié en RDC.
Envoyer CV actualisé et lettre de motivation par Email à : ndirdc@ndi.org au plus tard le 07 Juillet 2019.
NB : Seules les personnes qualifiées seront contactées. Les candidats qualifiés sont encouragés à postuler sans attendre la date limite.
