Administrative and Finance Assistant / Officer USAID Solutions for Peace and Recovery
Administrative and Finance Assistant/Officer
USAID Solutions for Peace and Recovery,
Location: Goma, DRC
Profile de l’organisation :
MSI, une compagnie Tetra Tech, est une société de développement international basée dans la région métropolitaine de Washington, DC, avec 35 ans d'expérience dansle développement à travers le monde. Notre expertise principale se situe dans les domaines du suivi et de l'évaluation (S&E), du développement institutionnel, de la gestion du secteur public, de la gouvernance et de la lutte contre la corruption. MSI a mené de nombreux projets dans 90 pays à travers le monde, dont la Jordanie, le Maroc, le Liban, la Syrie, le Pakistan, l'Afghanistan, la Colombie et le Mexique. Une des entreprises principales dans ce domaine, MSI s'est associée à de nombreuses organisations provenant de tous les secteurs du développement international afin de soutenir desclients tels que USAID, la Banque mondiale et le PNUD,ainsi que des gouvernements nationaux et locaux, des ONG, des groupes de réflexion, des fondations et des universités. Pour plus de renseignements, veuillez consulter notre site web à l'adresse www.msiworldwide.com.
Résumé du Projet :
L'objectif du programme Solutions for Peace and Recovery (SPR), mis en œuvre dans l'est de la RDC (Nord-Kivu et Sud-Kivu), est de faire grandir la cohésion sociale par l'inclusion des femmes et des groupes marginalisés dans l'analyse, la prévention, la résolution et le redressement des conflits au niveau communautaire. SPR fournit à l'USAID/RDC la capacité de répondre à des opportunités dynamiques, urgentes et/ou uniques pour renforcer la paix et de prévenir ou d'aider au relèvement suite à un conflit dans des zones qui sont stratégiquement importantes pour la stabilité de l'est de la RDC.
Résumé du Poste :
L'assistant/officier administratif et financier, basé à Goma, Nord-Kivu, soutiendra les tâches financières, administratives et opérationnelles afin d’assurer le bon fonctionnement du projet SPR. L’assistant/officier administratif et financier répondra directement au Manager des Finances et de la Conformité (FCM).
** Ce poste est réservé aux citoyens congolais. **
Responsabilités :
1. Finance :
- Recevoir les factures des fournisseurs à enregistrer dans la liste de suivi des factures,
- Préparer les documents comptables et financiers quotidiens pour assurer la validation du FCM,
- Gérer la petite caisse, traiter les frais de déplacement et la distributiond’avances de fonds,
- Élaborer divers budgets d'opération et demandes de prévisions de virements à soumettre au QG pour le réapprovisionnement des comptes bancaires de MSI pour assurer la validation du FCM,
- Préparer les paiements pour les fournisseurs et le staff MSI, déposer/retirer des fonds ou effectuer des virements bancaires pour les opérations du projet,
- Préparer les relevés bancaires, les rapprochements bancaires et d'autres rapports périodiques pour assurer la validation du responsable,
- Mener le suivi des avances de voyage versées au personnel et aux consultants de MSI pour assurer la liquidation,
- Soutenir les opérations financières et comptables afin de compléter les transactions liées à l'approvisionnement quotidien,
- Soutenir le FCM afin d'assurer la justesse des feuilles de temps en effectuant des vérifications périodiques,
- Tenir à jour les dossiers financiers et les bases de données du bureau de Goma et aider à l'enregistrement de transactions financières,
- Servir de point de relai pour la réception de tous les documents financiers et administratifs devant être envoyés au bureau principal de Bukavu par l'assistant pour les achats et la logistique (PLA),
- Et assurer tout autre soutien financier à Goma selon les besoins.
2. Administration:
- Soutenir les événements et les formations de SPR en travaillant avec les fournisseurs et en préparant et en stockant les sites selon les besoins
- Assurer un soutien administratif dans la préparation de documents, la gérancedu matériel nécessaire et de l'espace de réunion et la rédaction/vérificationdes procès-verbaux des réunions en collaboration avec le PLA
- Gérer efficacement le dépôt et la documentation de tous les paiements du projet et le suivi de la déclaration fiscale conformément aux exigences légales et réglementaires de la RDC
- Travailler en collaboration avec to PLA afin de gérer et tenir à jour le tableau d'affichage du bureau pour suivre les mouvements de personnel et fournir des communications générales au staff
- Gérer et maintenir le suivi du calendrier des congés du bureau pour l’intégralité du personnel sur le projet, assurer la supervision de l'entretien du bureau et travailler en collaboration avec le partenaire du consortium pour adresser les lacunes de maintien selon les besoins
- Travailler en collaboration avec le PLAafin de communiquer avec les membres du consortium s’occupant du fournissement et assurer la disponibilité d’articles courants du bureau
- Coordonner l'organisation des voyagesavec l'APL, y compris pour la recherche et la réservation de vols et d'hôtels
- Effectuer des appels de suivi pour vérifier auprès des fournisseurs de projets, confirmer la réception de la correspondance officielle, faire des réservations et gérer d'autres communications au besoin
- Servir de point de relai pour toutes communications en format papier à Goma et partager, documenter et suivre ces correspondances selon les besoins
- Servir de point de contact pour le développement de réponses écrites aux correspondances
- Voyager au bureau de Bukavu selon la demande de la direction afin de soutenir les tâches administratives et financières dans les deux bureaux SPR
- Et toute autre tâche déterminée par les besoins du projet.
Qualifications :
- Au moins trois (3) ans d'expérience en finance et en gestion administrative et/ou opérationnelle, préférablement au sein d'une organisation internationale.
- Un diplôme en administration, en économie, en finance, en comptabilité ou dans une discipline similaire serapriorisé.
- Une forte attention au détail et une capacité de suivre les instructions.
- Fortes compétences en communication orale et écrite sont requises.
- Discrétion et respect de la confidentialité est requise.
- Connaissance des programmes MS Office (Word, PowerPoint, Excel) est requise.
- Expérience au sein d’un projet USAID sera priorisée.
- La maîtrise du français est requise et la connaissance de l'anglais est un atout.
Seuls les candidats sélectionnés pour une entrevue seront contactés. Pas d’appels, s'il vous plaît.
MSI est un employeur d'anciens combattants de l'AEEA/AA/ADA.
Pour postuler, prièreenvoyer votre candidature sur notre site en cliquant sur ce lien, au plus tard le 6 Décembre 2019:
https://chu.tbe.taleo.net/chu04/ats/careers/v2/viewRequisition?org=MSI&cws=51&rid=7058
LA DIRECTION
