Tshimbulu (Kasaï-Central)

NCBA CLUSA

DESCRIPTION DU POSTE

TITRE : Responsable des Subventions, NCBA CLUSA/République Démocratique du Congo (RDC).

RAPPORTER À : Représentant Pays de NCBA CLUSA.

RAPPORTS DU PERSONNEL : Assistant des Subventions, SPOs, POs

LIEU D’AFFECTATION : Tshimbulu, RDC

CONTEXTE :

Le projet Tudituale, qui se traduit par « Soyons autonomes » en Tshiluba, a pour but l’amélioration de la sécurité alimentaire, nutritionnelle et économique des ménages vulnérables du Kasaï Central, en RDC. Le projet Tudituale est financé par USAID/BHA et est mis en œuvre par un consortium d’organisations nationales et internationales dont Catholic Relief Services (CRS) est le lead. NCBA CLUSA International, membre de ce consortium, recrute un candidat / une candidate pour le poste de Responsable des Subventions, en vue de sa participation à la gestion administrative et financière du projet.

OJBET ET PORTÉE :

Le Responsable des Subventions, veille à ce que la NCBA CLUSA se conforme aux contrats et aux subventions – et à toutes les exigences connexes, aux politiques et aux procédures, ainsi qu'à la budgétisation de NCBA CLUSA.  Le titulaire de ce poste offre une perspective générale de l'ensemble des activités de NCBA CLUSA.

Le Responsable des Subventions travaille également en étroite collaboration avec le Représentant Pays de NCBA CLUSA, les membres du personnel de NCBA CLUSA au sein du projet Tudituale (l’assistant aux subventions, les SPOs et POs, le RAF) et l'équipe de comptabilité au siège, afin de s'assurer que le projet est géré conformément aux politiques de la NCBA CLUSA, aux règles et procédures de l’USAID et aux lois du gouvernement de la RDC. Le Responsable des Subventions, devrait travailler de façon positive et professionnelle avec tous les membres du personnel de NCBA CLUSA.

DOMAINES ESSENTIELS DE RESPONSABILITE :

• Proposer et rédiger les politiques, les procédures de NCBA CLUSA pour l'élaboration et la supervision des subventions, attribuées par NCBA CLUSA afin d'assurer le respect effectif de toutes les exigences.
• Diriger les négociations des modalités d’octroi des subventions avec les bénéficiaires de subventions, conformément aux politiques et procédures de la  NCBA CLUSA.
• Participer aux négociations sur les conditions contractuelles des attributions et des sous-attributions ; aider à l'élaboration de documents à l'appui de ces activités, le cas échéant.
• Travailler avec le Représentant Pays pour assurer la conformité aux politiques et procédures de gestion et d'administration du programme des subventions de Tudituale.
• Contribuer et aider le siège à l’élaboration du budget annuel réservé aux subventions.
• Gérer la proposition de coûts, la modification des coûts, les activités de réalignement budgétaire de l'équipe de gestion de programme (PMT), former et guider PMT sur l'utilisation des modèles de budget, la préparation du budget et le recouvrement des coûts partagés, et la préparation des documents de conformité.  Gérer les intrants PMT dans les propositions de coûts pour les appels d'offres de programmes phares, en veillant au réalisme des coûts et à la soumission en temps opportun.

Les responsabilités énumérées ci-dessus peuvent varier et inclure les éléments suivants :

• Rédiger et développer le manuel des subventions de l'USAID pour le projet, et s'assurer de l'approbation de l'USAID.
• Mettre à jour le manuel des subventions conformément aux réglementations en vigueur de l'USAID ainsi qu'aux politiques de NCBA CLUSA et prendre des dispositions pour obtenir les approbations de l'USAID pour toutes les mises à jour.
• Préparer la documentation pour l'évaluation et l'approbation des subventions.
• Préparer les ententes de subventions, s'assurer que les documents requis sont remplis conformément à l'entente et assurer un suivi rigoureux des rapports de subventions.
• Offrir de la formation au besoin, par exemple à divers organismes bénéficiaires potentiels et au personnel interne, etc.
• Examiner les demandes de subvention pour s'assurer qu'elles correspondent au manuel des subventions et aux objectifs du projet.
• Effectuer des vérifications préalables à l'octroi des subventions auprès des organismes bénéficiaires potentiels, en plus des vérifications pendant la mise en œuvre et à la clôture.
• Surveiller la gestion financière des fonds de subvention afin d'assurer la cohérence avec le plan technique convenu et la mise en œuvre effective, et surveiller les dépenses prévues par rapport à leur encours réel.
• Fournir des rapports mensuels sur le budget des subventions pour le bureau extérieur et le siège social du projet de l'USAID.
• S'acquitter de toutes les autres tâches pertinentes qui pourraient être nécessaires pour assurer la mise en œuvre globale efficace des activités du projet de l'USAID.
• Surveiller les bénéficiaires pour s'assurer qu'ils mettent en œuvre et administrent les subventions conformément à l'accord de subvention et aux règlements de l'USAID.
• Suivre la mise en œuvre technique des subventions pour s'assurer qu'elles progressent en temps opportun et conformément aux rapports techniques soumis, à la stratégie proposée et aux plans de travail.
• Exécuter toute autre tâche assignée par le Représentant Pays.

CMPETENCE ET EXPERIENCE :

Pour s'acquitter de ce travail avec succès, la personne doit être en mesure de s'acquitter de chaque tâche essentielle de manière satisfaisante.  Les exigences énumérées ci-dessous sont représentatives des connaissances, des compétences et/ou des capacités requises.  Des aménagements raisonnables peuvent être mis en place pour permettre aux personnes handicapées d'accomplir des tâches essentielles.

QUALIFICATIONS MATÉRIELLES MINIMALES :

• Diplômes Universitaires, de niveau Master
• 5 ans d'expérience dans la conception, l'administration, la gestion et la supervision des subventions de l'USAID
• Expérience de travail antérieur sur des projets de l'USAID en tant que gestionnaire de subventions ou à un poste similaire
• Connaissance des politiques et procédures de gestion des contrats et des subventions de l'USAID.

QUALIFICATIONS SOUHAITÉES :

• Maitrise des procédures et règles de l’USAID.
• Maîtrise en administration des affaires, comptabilité ou finance ;

• Excellentes compétences en communication et en gestion d’équipe ;
• Capacité démontrée à travailler en autonomie, sous pression et à respecter les délais ;
• Maîtrise des outils logiciels de gestion financière.

LANGUES REQUISES :  Maîtrise du français. L'anglais est un atout.

VOYAGES :

Les déplacements sont nécessaires pour se rendre sur les sites de projet, particulièrement dans les zones de santé de la province du Kasaï Centrale (à peu près 40% du temps).

RELATIONS :

La personne qui occupe ce poste, travaille en étroite collaboration avec le Représentant Pays de NCBA CLUSA et sous sa direction. Elle doit travailler de manière positive et professionnelle, en développant une forte communication interpersonnelle avec l'ensemble du personnel et le grand public. Elle doit également accorder une attention particulière aux détails, être capable de motiver les autres membres du personnel, de fixer des priorités, de négocier et de résoudre des problèmes.

NCBA CLUSA est un employeur qui souscrit au principe de l'égalité des chances et de l'action positive et qui s'engage à respecter la diversité.  Tous les individus, quelles que soient leurs caractéristiques personnelles, sont encouragés à postuler. Tous les candidats qualifiés seront pris en considération pour un emploi sans considération de race, de couleur, de religion, de sexe, d'origine nationale, d'affiliation politique, d'orientation sexuelle, d'identité de genre, d'état civil, de handicap, de statut d'ancien combattant protégé, d'informations génétiques, d'âge et de caractéristiques protégées par la loi pour les facteurs non liés au mérite. 

Cette description de poste ne doit pas être interprétée comme exhaustive.  Il a pour but d'identifier les principales responsabilités de ce poste. Le titulaire peut être appelé à s'acquitter de responsabilités et de tâches liées à l'emploi autres que celles énoncées dans la présente description, en fonction des besoins de l'organisation.  À tout le moins, la description de travail sera examinée et révisée au besoin dans le cadre de l'évaluation annuelle du rendement du titulaire.

SOUMISSION :

Pour que leurs candidatures soient prises en considération, les candidats doivent envoyer une lettre de motivation et un CV à l’adresse email « TuditualeGrants@ncbaclusa.net » en indiquant l'objet : « Projet Tudituale Chargé des Subventions » au plus tard le 24 Juin 2024 à 12h00 heures locales. Les entretiens seront programmés au fur et à mesure de l'identification de candidatures pertinentes.

Fait à Tshimbulu, le 24 Mai 2024

Le Représentant Pays