Head of Awards Management & Donor Compliance
SAVE THE CHILDREN INTERNATIONAL- DRC
01 Head of Awards Management & Donor Compliance
Basé(e) à Kinshasa
We are Save the Children. We work in more than 120 countries. We save children’s lives. We fight for their rights. We help them fulfill their potential.
A propos de Save the Children
Save the Children International est une Organisation Non-Gouvernementale (ONG) Leader dans le domaine de la protection et défense des droits de l’enfant. Nous travaillons avec nos partenaires, pour insuffler des avancées dans la façon dont le monde traite les enfants et parvenir à un changement immédiat et durable dans leur vie. Nos valeurs sont : REDEVABILITÉ – AMBITION – COLLABORATION – RESPONSABILITÉ - CRÉATIVITÉ – INTÉGRITÉ.
Save the Children en RDC
Save the Children a commencé à travailler en République démocratique du Congo depuis 1994, lorsque le conflit a commencé dans l'est du pays. La République démocratique du Congo est reconnue pour être l'un des pays dans lesquels les enfants sont soumis à de plus grandes atrocités. L’accès aux services essentiels est très limité et les enfants sont soumis à l'exploitation généralisée et d'abus, y compris le recrutement dans des groupes armés, le travail forcé, les abus sexuels et l'abandon.
Dans le cadre de ses activités en République démocratique du Congo, Save the Children International, cherche à recruter un Head of Awards Management & Donor Compliance qui sera basé à Kinshasa.
LE POSTE
Sous l'autorité directe du Directeur des Opérations et Programmes, le Head of Awards Management & Donor Compliance fournira les principaux supports en matière de gestion des subventions pour les programmes de développement et humanitaires, il/elle apportera un soutien permanent à l'élaboration de procédures de gestion des subventions fondées sur les meilleures pratiques. Ce rôle s’articule sur trois axes majeurs dont la direction de l’équipe de gestion des subventions du bureau national, le renforcement des capacités du personnel dans le cadre de son développement professionnel en matière de gestion des subventions ainsi que la contribution au développement et à l'avancement des processus et des systèmes de gestion des subventions.
En cas d'urgence humanitaire majeure, le titulaire du poste devra travailler en dehors du profil de rôle normal et être en mesure de varier les heures de travail en conséquence.
RÔLES ET RESPONSABILITÉS :
Les principales responsabilités incluent :
* La Gestion des subventions :
- Fournir un soutien stratégique au sein de l'équipe de gestion des subventions sur tous les aspects, y compris la gestion de la réserve de financement, la passation des marchés et la conformité avec les règles des bailleurs de fonds ;
- Soutenir le développement et la mise en œuvre de la stratégie de financement du bureau national, en formulant des recommandations et en signalant les problèmes à l'équipe de direction et aux membres de Save the Children, le cas échéant ;
- Veiller à ce que des informations précises et actualisées sur la réserve de financement et le portefeuille de soient facilement accessibles à l'équipe de direction, aux membres et assurer les mises à jour sur AMS ;
- En collaboration avec le directeur financier, veiller à ce que le Bureau Pays dispose d'un cadre clair pour l'élaboration du budget principal, la répartition des coûts, le suivi des budgets, le phasage et les prévisions, en veillant en particulier à l'alignement entre le budget principal et le tableau de bord du financement ;
- Veiller à ce que les risques nécessaires dans le contexte du Bureau Pays soient pris en toute connaissance de cause et assortis de mesures d'atténuation appropriées ;
- Identifier, évaluer, contribuer et recommander le processus de rapprochement existant et souhaité (mécanisme d'assurance des rapports) entre les finances, les achats, la logistique, la distribution et le suivi et l'évaluation afin de garantir l'établissement de rapports responsables à l'intention des donateurs ;
- Veiller à ce que le système de gestion des subventions (AMS) soit efficacement géré, mis à jour et enregistre avec précision la piste d'audit (données et processus) pour toutes les subventions et sous-subventions ;
- Recruter, former et gérer le personnel chargé de la gestion des subventions et des partenariats ;
- Établir et entretenir des relations avec les représentants locaux des organisations donatrices, en travaillant en étroite collaboration avec les membres concernés afin d'assurer une communication cohérente avec les organisations donatrices à tous les niveaux ;
- Établir et entretenir des relations avec les réseaux pertinents et le personnel chargé de la gestion des bourses d'organisations similaires dans le pays ;
- Soutenir le processus d'élaboration des propositions et assurer la coordination entre les services, avec la région, le centre et les membres, le cas échéant ;
- Participer/contribuer aux réunions de lancement et de clôture des projets ;
- Examiner régulièrement le plan de clôture des subventions du Bureau Pays et collaborer avec le personnel chargé des partenariats et des subventions pour veiller à ce qu’elles soient clôturées dans les 90 jours suivant leur date de fin et que les documents sur les leçons apprises soient classés dans AMS ;
- Examiner les lacunes en matière d'adéquation du Bureau Pays et collaborer avec les équipes du Bureau Pays pour identifier les sources possibles d'adéquation afin de combler les lacunes existantes ;
- Veiller à ce que les subventions sans plan de contrepartie ne soient pas approuvées lors de la phase "Go-No Go".
* La conformité avec les procédures et exigences des donateurs :
- S'assurer que toutes les exigences des donateurs sont respectées et qu'il existe une piste d'audit complète de la mise en œuvre et de l'établissement de rapports pour toutes les subventions ;
- Veiller à ce que les principaux collaborateurs comprennent bien les exigences et les attentes des donateurs aux stades de la proposition, de l'accord, du lancement, de la mise en œuvre, de la modification, de rapportage, de la clôture et de l'audit des subventions. Cette démarche doit être complétée par une formation annuelle du personnel sur les principales exigences des donateurs en matière de conformité ;
- Veiller à ce que les processus clés soient en place afin que les propositions, les formats, l'éligibilité, la conformité, les rapports, le suivi et l'évaluation et l'assurance qualité bénéficient d'une attention optimale aux différents stades du cycle d'attribution, en vue d'assurer la satisfaction des donateurs ;
- Travailler avec l'équipe finance et fournir des conseils techniques sur l'affectation stratégique des coûts des donateurs en vue de minimiser les exigences de conformité dans la mesure du possible (feuilles de temps, cofinancement, etc.) :
- Veiller à ce que les problèmes potentiels et les demandes de modification soient signalés rapidement aux donateurs par l'intermédiaire du membre compétent de Save the Children. Cela peut inclure l'élaboration d'analyses de rentabilité lorsque les demandes de dérogation des donateurs doivent être formulées de manière plus approfondie ou négociées avec les donateurs ;
- Veiller à ce que tous les nouveaux membres du personnel reçoivent une orientation sur les processus, les systèmes et les outils de gestion des subventions du SCI, ainsi que sur les exigences en matière de conformité des donateurs qui sont pertinentes pour leur fonction ;
- Travailler en étroite collaboration avec l'unité de contrôle interne si nécessaire.
* Partenariats:
- Veiller à ce que les comités de sélection et d'évaluation des partenariats soient composés de membres du personnel qui ont été formés et qui connaissent bien le champ d'application des travaux, le PAT et les domaines techniques et fonctionnels pertinents pour les projets ;
- S'assurer que les critères utilisés dans l'évaluation sont adaptés à la situation spécifique de la RDC ;
- Veiller à ce que les évaluations des performances des partenaires soient réalisées à miparcours et après la mise en œuvre de l'aide et validées (c'est-à-dire par des examens périodiques ou des résultats de suivi) lors de la sélection des partenaires pour de nouvelles subventions ;
- Travailler avec le personnel de programme concerné pour s'assurer que tous les partenaires de mise en œuvre font l'objet d'une vérification juridique et d'une évaluation des capacités avant de commencer à travailler avec Save the Children, qu'ils sont engagés dans le cadre d'accords appropriés et que des systèmes de suivi efficaces sont en place afin que les prestations des partenaires répondent aux attentes et aux exigences des bailleurs de fonds ;
- Travailler avec le personnel du programme pour s'assurer que les exigences des donateurs sont communiquées de manière efficace et comprises par les partenaires de mise en œuvre ;
- Sensibiliser et former le personnel aux principales exigences du cadre de qualité en matière de partenariat (par le biais de réunions ciblées avec les fonctions, ou autres) et à leurs responsabilités.
* Renforcement des capacités :
- Soutenir l'équipe de gestion des bourses afin de renforcer les connaissances et les capacités du personnel et des partenaires, toutes fonctions confondues, à gérer les bourses et à se conformer aux exigences des donateurs, en fonction de leur rôle, en leur fournissant une initiation, une formation et un accompagnement adaptés à leurs différents rôles et responsabilités ;
- Accorder des accès AMS et renforcer la capacité du personnel à utiliser l'AMS de manière efficace.
* Politiques de Sauvegarde/DEI:
- Signaler toutes les allégations de Sauvegarde conformément aux procédures locales ;
- Alerter toute suspicion de cas de Sauvegarde en conformité avec la procédure locale de signalement ;
- Participer, sur instruction du Country Director, aux investigations sur les allégations et cas de Sauvegarde signalés ;
- Signaler aux points focaux Sauvegarde les cas de partenaires et autres parties prenantes de la mise en œuvre des programmes de SCI – RDC, y compris les travailleurs temporaires et volontaires qui seraient non-formés sur la Sauvegarde et contribuer aux efforts de formation – Induction et refresh ;
- Contribuer aux identifications et analyse des risques Sauvegarde (initiaux et émergents) dans le cadre de vos secteurs de travail respectifs ;
- S'assurer que les risques Sauvegarde et leurs mesures de mitigation soient intégrés dans tous les PART des projets dans le système de gestion des subventions ;
- Vérifier que les risques Sauvegarde et les efforts de mitigation soient reflétés dans les rapports aux donateurs ;
- Prendre en compte les exigences des donateurs en matière de sauvegarde dans la conception des programmes.
EXPÉRIENCE ET QUALIFICATION
- Avoir un diplôme de formation supérieure et universitaire en gestion de cycle de projet, ou toute autre qualification connexe ;
- Avoir un minimum de 5 d’expérience dans la gestion des subventions et gestions des relations avec les bailleurs de fonds ;
- Excellentes compétences en matière de planification, de gestion et de coordination, avec la capacité d'organiser une charge de travail exigeante composée de tâches et de responsabilités diverses et stimulantes ;
- Expérience confirmée de contribution active à une équipe de direction et de fourniture d'un soutien stratégique dans plusieurs secteurs et/ou régions ;
- Vaste expérience des ONGI avec des responsabilités croissantes, y compris une expérience avérée de la mise en place et de la gestion de la fonction de gestion des subventions sur le terrain ;
- Connaissance des exigences des principaux donateurs institutionnels, y compris la budgétisation, les questions d'éligibilité, la gestion de la conformité et l'établissement de rapports ;
- Expérience de la collaboration avec les donateurs au niveau de la stratégie nationale.
- Expérience et compétences approfondies en matière de gestion et de supervision du personnel. Solides compétences avérées en matière d'encadrement et de renforcement des capacités.
- Très grande capacité d'attention aux détails, de résolution de problèmes et d'analyse des tendances.
- Connaissances informatiques (Word, Excel avancé, Outlook, Internet Explorer, finances, etc,…) ;
- Sensibilité culturelle et capacité à nouer rapidement des relations avec une grande variété de personnes
- Patient, adaptable, flexible, capable d'improviser et de rester réactif et de communiquer clairement et efficacement sous pression ;
- Solides compétences en matière de communication (écrite et orale) et de relations interpersonnelles en français et en anglais, avec une expérience de la gestion d'équipes multiculturelles ;
- Expérience des politiques, procédures et systèmes de gestion des subventions de Save the Children et du système de gestion des subventions de Save the Children (AMS) ;
- Compréhension de la manière de produire des rapports financiers à partir du logiciel de comptabilité de Save the Children à l'étranger (Agresso) ;
- Expérience de la gestion de projet, de la gestion du suivi et de l'évaluation ou de la coordination du financement ;
- Maîtrise du français et de l’anglais ;
- Être capable de d’élaborer les modules de formations et de former ;
- Avoir un engagement profond et sincère pour la protection de l’enfant et la lutte contre les abus et l’exploitation ;
Comment postuler ?
Vous pouvez soumettre votre dossier de candidature (Lettre de motivation, copie de diplôme, diverses attestations de services rendus, CV avec 3 personnes de référence, une attestation de résidence et une copie de carte de demandeur d’emploi), adressé au Directeur des Ressources
Humaines et Administration au plus tard le 27 Février 2026 à 17h00’ en cliquant les liens ci-dessous :
(Candidatures externes)
(Candidatures internes)
Nous protégeons les enfants pour que le processus de sélection, qui comprend des vérifications rigoureuses des antécédents, reflètent notre engagement à protéger les enfants contre les abus.
SAVE THE CHILDREN ENCOURAGE FORTEMENT LES CANDIDATURES FÉMININES.
