Diagnostic opérationnel rapide au niveau des établissements de santé pour les services de santé maternelle, néonatale et infantile, de lutte contre le paludisme et de nutrition pour EpiC RDC
Réponses aux questions de clarification posées par les soumissionnaires - N°004/FHI360/01/2026 - Diagnostic opérationnel rapide au niveau des établissements de santé pour les services de santé maternelle, néonatale et infantile, de lutte contre le paludisme et de nutrition pour EpiC RDC
1. Date limite de soumission :
Le document de consultation présente une divergence concernant la date de soumission (le 17 février et le 22 février étant tous deux mentionnés). Pourriez-vous nous confirmer la date et l’heure limites définitives pour la soumission des dossiers par voie électronique ?
La date et l’heure limites initiales pour la soumission des propositions par voie électronique étaient fixées au lundi 09 février 2026 à 17h00, heure de Kinshasa. Une extension est accordée jusqu’au vendredi 13 février 2026 à 17h00, heure de Kinshasa, RDC.
2. Nature des références de performance : Concernant l'exigence des lettres de recommandation, pourriez-vous préciser si les attestations de bonne exécution (ou de bonne fin de mission) sont acceptées comme preuves de performance ?
Les attestations de bonne exécution ou de bonne fin de mission sont acceptées comme preuves de performance et peuvent être jointes en lieu et place des lettres de recommandation
3. Exemple de travail d'évaluation antérieur : Pourriez-vous préciser le format attendu pour l'exemple de travail d'évaluation à fournir ? Un rapport final complet (éventuellement anonymisé) est-il requis pour juger de la qualité de l'analyse, ou un résumé analytique détaillé présentant la méthodologie et les conclusions d'une mission similaire est-il suffisant ?
Un rapport final complet (anonymisé si nécessaire) est le format privilégié pour apprécier la qualité de l’analyse. Toutefois, un résumé analytique détaillé présentant la méthodologie et les conclusions d’une mission similaire sera également jugé recevable, à condition qu’il reflète de manière claire la rigueur et la pertinence du travail réalisé
4. Quel est le nombre maximal de pages pour la proposition technique?
Nous n’avons pas fourni d’indication spécifique concernant le nombre maximal de pages pour la proposition technique. Cela est laissé à votre appréciation, afin de fournir un document solide, complet et pertinent.
5. Parmi les 9 provinces couvertes par l’implémentation du projet EpiC, combien seront sélectionnées pour cette activité d’évaluation ?
Sur les 9 provinces couvertes par l’implémentation du projet EpiC, 8 seront sélectionnées pour cette activité d’évaluation. La province du Sud-Kivu ne sera pas incluse en raison des contraintes d’accès et de sécurité. Par ailleurs, dans la province du Tanganyika, seules les deux zones de santé urbaines de Kalemie seront retenues pour l’échantillonnage
6. Pouvez-vous préciser la période couverte par la collecte des données ? Par exemple, allons-nous collecter les données des 3 mois précédent l’enquête ou plus ?
La période couverte par la collecte des données correspond aux trois mois précédant l’enquête
7. Le délais d’exécution n’étant que de 3 mois, à quel moment le rapport analytique provisoire devra-t-il être soumis ?
Nous aurions souhaité recevoir le rapport analytique provisoire à la fin du deuxième mois,
8. La méthodologie d’échantillonnage mentionnée à la page 6 pourrait-elle être clarifiée ?
La méthodologie repose sur une sélection d’une quarantaine des zones de santé parmi un ensemble de 73 zones identifiées sur la base de critères de performance et de contre-performance des établissements de santé.
9. Quelle est la taille attendue de l’échantillon ? Cette information est essentielle pour une budgétisation et une planification adéquate des activités.
Dans chacune de ces zones de santé retenues, 4 établissements de soins seront sélectionnés pour l’évaluation. Cela conduit à un total de 160 établissements de soins qui seront inclus dans l’échantillon
10. Nous comprenons que les données collectées incluront des données qualitatives. Y aura-t-il également quelques données quantitatives ?
Les données collectées seront de nature qualitative. Toutefois, bien qu’il s’agisse de données qualitatives, elles seront organisées et analysées de manière structurée, afin d’assurer la rigueur méthodologique et de permettre la comparabilité des résultats entre les différents établissements évalués.
11. À la page 7, il est indiqué que « la disponibilité des services, la qualité des soins et l’intégration opérationnelle seront évaluées à l’aide d’une approche basée sur des traceurs ». FHI dispose-t-elle déjà de données collectées à partir de ces traceurs, ou bien la responsabilité de leur collecte incombera-t-elle entièrement au cabinet d’évaluation ?
FHI 360 fournira des orientations concernant l’approche basée sur les traceurs. Toutefois, la responsabilité de la collecte des données incombera entièrement au cabinet d’évaluation
12. À la page 8, il est mentionné que la structure sélectionnée devra « effectuer la collecte de données électroniques au niveau des établissements par le biais d’un examen et d’une vérification structurés des dossiers et de la documentation existants ». Pourriez-vous préciser les points suivants :
a. Quels types de dossiers sont concernés : dossiers des patients ou dossiers administratifs ? Cette distinction pourrait avoir des implications d’ordre éthique.
Les données concernées seront exclusivement des données administratives, issues des registres, des rapports et des canevas du SNIS, etc. Il ne s’agira pas de dossiers individuels de patients
b. Quelles seront les sources exactes de données au niveau des formations sanitaires (FOSA) ? Bien que nous comprenions qu’aucune interaction directe avec les patients ou les prestataires ne soit pas prévue, une observation directe de la disponibilité des équipements, intrants et services est-elle envisagée ?
Les sources de données au niveau des établissements de santé seront les registres, les rapports, ainsi que les canevas disponibles. Des brèves interviews avec les prestataires et des observations directes de la disponibilité des équipements, intrants et services seront également réalisées. Il n’est pas prévu d’interaction directe avec les patients
c. FHI peut-elle confirmer que l’ensemble de la documentation requise pour cette évaluation est disponible dans les FOSA, et que les données sont complètes et de qualité suffisante ? La faisabilité et la qualité de la revue documentaire dépendra fortement de ces éléments.
Il est difficile de confirmer à l’avance la disponibilité et la complétude de l’ensemble des données requises dans les établissement de santé . C’est pourquoi des entretiens avec les prestataires sont prévus, afin de combler les éventuelles lacunes et d’assurer la qualité de la revue documentaire.
13. Quelle plateforme de collecte de données est privilégiée ou attendue (SurveyCTO, ODK, CSPro, Kobo, REDCap ou autre) ?
Il n’y a pas de plateforme obligatoire, et les cabinets peuvent proposer une solution électronique appropriée
14. Serait-il possible de partager les outils de collecte de données que FHI a déjà développé et qui sont mentionnés dans les TdR ?
Nous ne pourrions pas partager pour le moment.
15. FHI mettra-t-elle à disposition des équipes de terrain des véhicules et des espaces de bureau dans les provinces sélectionnées pour l’évaluation?
FHI 360 vient de reprendre ses activités et ne dispose pas encore de bureaux dans toutes les provinces mentionnées. Actuellement, quatre provinces disposent de bureaux FHI 360 (Haut-Katanga, Lualaba, Kasaï Oriental et Lomami). Dans les provinces où nous n’avons pas de présence et peuvent servir d’espace de travail, les bureaux des DPS avec lesquels nous collaborons pourront servir de relais. Par ailleurs, FHI 360 ne dispose pas de moyens de locomotion dans les différentes provinces qui pourraient être mis à disposition pour cette évaluation
16. Le soumissionnaire souhaiterait solliciter une exemption auprès du comité d’éthique. Le chronogramme des activités pourra-t-il être ajusté en conséquence si nécessaire ?
Une telle démarche pourrait être appréciée par l’équipe, et il serait pertinent d’ajuster le chronogramme des activités en conséquence si nécessaire
17. Dans le contexte de la fermeture de l’USAID, certaines références pour des prestations antérieures ne pourront pas être fournies. Est-il acceptable de soumettre les rapports correspondants comme preuve de prestation ?
Est acceptable de soumettre les rapports finaux approuvés comme preuve des prestations antérieures. Ces documents constituent une référence valide et officielle
18. Pourriez-vous partager le plan de travail détaillé ainsi qu’une description approfondie du projet EpiC, en particulier les éléments relatifs à l’intégration des services?
Nous ne disposons pas d’un document spécifique consacré à l’intégration. Toutefois, conformément aux recommandations du Département d’Etat, l’approche retenue vise à renforcer l’intégration des services et à éviter le fonctionnement en silo entre les différents domaines. Dans notre contexte, l’intégration concernera principalement le niveau de prestation des soins, notamment en réduisant les occasions manquées de fournir des services intégrés de santé maternelle, néonatale et infantile (SMNI), de lutte contre le paludisme, de nutrition, et du VIH lorsque applicable, lors des contacts avec les patients. Elle inclura également l’analyse routinière des données. Par ailleurs, l’intégration sera considérée aux niveaux BCZ, en particulier à travers l’utilisation d’outils de formation intégrés et la mise en oeuvre d’activités de supervision coordonnées
19. La soumission d’une proposition couvrant une seule province (par exemple le Sud-Ubangi) est-elle acceptable, à condition que l’approche proposée soit conçue comme réplicable dans d’autres provinces d’intervention du projet EpiC ?
L’enquête est conçue pour préparer la mise en oeuvre d’un projet qui sera mené dans neuf provinces appuyées par le Gouvernement américain (Haut-Katanga, Haut-Lomami, Lualaba, Tanganyika, Kasaï Central, Sankuru, Lomami, Kasaï Oriental et Sud-Kivu). Elle
pourra se dérouler simultanément dans huit provinces, à l’exception du Sud-Kivu en raison de contraintes sécuritaires.
20. Existe-t-il une priorisation spécifique des provinces ou des zones de santé que le projet EpiC souhaite privilégier dans le cadre de ce diagnostic opérationnel ?
Il n’existe pas de priorisation spécifique des provinces ou des zones de santé dans le cadre de ce diagnostic opérationnel. L’échantillonnage sera réalisé de manière proportionnelle à la taille de chaque province dans laquelle l’enquête pourra se dérouler. Au total 160 établissements de soins seront sélectionnés pour cette évaluation.
21. Les soumissionnaires sont-ils tenus d’utiliser exclusivement les outils d’évaluation fournis par FHI 360, ou une adaptation mineure contextualisée est-elle autorisée sous réserve de validation préalable ?
FHI 360 mettra à disposition les outils d’évaluation de référence. Le cabinet d’évaluation sera chargé de développer les questionnaires et autres outils complémentaires. Toute adaptation mineure et contextualisée pourra être envisagée, sous réserve de validation préalable par FHI 360
22. Les données de routine (DHIS2, rapports DPS/BCZ, outils de supervision) seront-elles mises à disposition par EpiC, ou leur collecte documentaire relève-t-elle entièrement de la responsabilité du consultant ?
La collecte documentaire des données de routine (DHIS2, rapports DPS/BCZ, outils de supervision) , relèvera de la responsabilité du cabinet, dans le cadre de la collecte des données sur le terrain
23. Le diagnostic doit-il couvrir l’ensemble des structures sanitaires de zone de santé ou DPS sélectionnées, ou un échantillonnage raisonné est-il acceptable ?
Le diagnostic ne couvrira pas l’ensemble des structures sanitaires des zones de santé ou des DPS sélectionnées. Un échantillonnage raisonné sera retenu, comprenant 40 zones de santé et 160 établissements de soins, ce qui constituera la base de l’échantillon pour l’évaluation
24. Un format spécifique du rapport final (structure et volume indicatif) est-il requis, ou laissé à l’appréciation du consultant ?
Aucun format spécifique n’a été prévu pour le rapport final. FHI 360 fournira des indications sur les exigences attendues, et le cabinet disposera de la latitude nécessaire pour élaborer le rapport en se basant sur ces orientations
25. Existe-t-il un canevas spécifique pour la proposition technique et financière(budget)?
Aucun canevas spécifique n’a été prévu pour la proposition technique et financière (budget). Le cabinet pourra donc structurer sa soumission selon ses standards, en veillant à répondre aux exigences standards.
26. Pourriez-vous préciser l’origine et le mode de sélection du petit nombre de sites supplémentaires mentionnés dans l’échantillonnage ? En particulier, s’agira-t-il de sites issus de la liste initiale ou de nouveaux sites ajoutés afin d’assurer la couverture géographique et par type d’établissement ?
Les sites supplémentaires seront choisis de manière ciblée à partir de l’univers programmatique des établissements soutenus par EpiC.
27. Nous souhaitons nous assurer que cette évaluation demeure un exercice de diagnostic rapide basé exclusivement sur l’analyse documentaire existante, sans aucune activité de terrain ou de collecte primaire de données. Pouvez-vous confirmer ? Car vers la fin, on évoque l’évaluation de la disponibilité des services, la qualité des soins et l’intégration opérationnelle.
L’évaluation s’appuie sur un examen structuré des documents et des données existantes, mais inclut également une descente de terrain dans un échantillon limité d’établissements de santé
28. Préciser les noms des 9 provinces ciblées qui sont soutenues par Epic ?
Les neuf provinces soutenues par EpiC sont : Haut-Katanga, Haut-Lomami, Lualaba, Kasaï Central, Kasaï Oriental, Lomami, Sankuru, Tanganyika et Sud Kivu (cette dernière province ne sera pas incluse par cette évaluation)
29. Serait-il possible de partager, dans la mesure du possible, les différents rapports d’enquêtes, études et évaluations mentionnés dans le document ?
Ces rapports et études ne pourront pas être partagés pour le moment
